Tipično, kanban ploča je fizička karta koja se nalazi u središnjem dijelu proizvodnog pogona. Osmišljen je kako bi ciljevi i zadaci projekta bili vrlo vidljivi za sve članove tima. Kanban ploče su raspoređene u redove i stupce, pri čemu svaki stupac ili redak predstavlja određeni cilj, projekt ili člana tima. Kartice ili ulaznice smještene su u ovaj mrežni sustav kako bi predstavljale korake ili zadatke povezane sa svakim od ovih ciljeva. Jednostavni projekti mogu zahtijevati samo desetak kartica, dok složeni projekti mogu uključivati stotine kanban kartica.
Kanban ploče su uobičajeni alat koji se koristi u lean proizvodnji. Tijekom lean proizvodnje ili proizvodnje u točno određenom trenutku, tvrtke nastoje svesti na najmanju moguću mjeru otpad u smislu materijala, opreme i vremena. Proizvođači koji koriste ovu strategiju usredotočuju se na osiguravanje da svaki dolar i minuta potrošena u proizvodnji rezultiraju dobiti. Kanban ploče, koje su dobile naziv po japanskom izrazu za reklamne ploče ili natpise, pomažu tim tvrtkama optimizirati raspored i liste zadataka.
Karte koje se koriste na kanban pločama često su označene bojama tako da članovi tima mogu lako razvrstati zadatke. Poslovi visokog prioriteta mogu biti napisani na crvenim kartonima, na primjer, dok određeni zaposlenik može tražiti zelene karte kako bi pronašao svoje odgovornosti. Kartice mogu biti samoljepljive ili mogu stati u utore ugrađene u svaku ploču. Kako su zadaci dovršeni ili prilagođeni, kartica se pomiče s ploče ili stavlja u poseban odjeljak. Novi zadaci mogu se dodati u bilo kojem trenutku jednostavnim dodavanjem nove kartice.
Neke tvrtke koriste virtualne kanban ploče umjesto fizičkih kako bi olakšale komunikaciju. Proizvođači se oslanjaju na poseban softver za planiranje projekata kako bi stvorili ove ploče, koje često jako nalikuju svojim fizičkim kolegama. Korisnici mogu dodavati ili uklanjati zadatke jednim klikom miša, ili čak povući i ispustiti kartice na različite dijelove ploče. Ova vrsta aplikacije služi kao učinkovit način da članovi tima na različitim mjestima zajedno rade na projektu.
Kanban ploče su dizajnirane da uklone prepreke u proizvodnji i drže sve članove tima na istoj stranici. Oni služe kao kontinuirani podsjetnik na zadatke koje treba izvršiti kako bi se ispunili ciljevi tvrtke. Zaposlenici ne ostaju zbunjeni ili nejasni u vezi s redoslijedom kojim bi se zadaci trebali obavljati, pa su bolje opremljeni za obavljanje svojih poslova. Kao i lean proizvodnja, kanban ploče su dizajnirane da eliminiraju otpad i maksimiziraju produktivnost i profit.