Konferencijske usluge uključuju rezerviranje konferencija, sastanaka ili drugih događaja, kao i planiranje i pružanje usluga potrebnih da bi ti događaji bili uspješni. Konferencijske usluge se također obično nazivaju upravljanje sastancima, upravljanje događajima, planiranje događaja ili marketing događaja. Voditelji konferencijskih usluga nazivaju se i planeri sastanaka ili događaja. Konferencijske usluge razlikuju se ovisno o događaju, ali obično uključuju proračun, smještaj, catering, audiovizualnu opremu i podršku.
Postoje dvije široke kategorije konferencijskih usluga: one kojima upravljaju domaći planeri sastanaka i one kojima upravljaju planeri treće strane. In-house planeri sastanaka su zaposlenici objekta koji je domaćin događaja. Obično će kontakt grupe, član grupe koji je zadužen za sve potrebne dogovore, unaprijed odlučiti koji će objekt koristiti za događaj i izravno kontaktirati njegove vlasnike. Zatim se iz tog objekta dodjeljuje upravitelj konferencijskih usluga. Vanjske tvrtke ili tvrtke trećih strana angažiraju se kada grupa nema odabrano mjesto. Kontakt grupe dostavit će popis zahtjeva, a tvrtka za konferencijske usluge počet će predlagati odgovarajuće objekte i djelovati kao posrednik između grupe i mjesta.
Konferencijske usluge potrebne za svaki događaj uključuju smještaj i objedovanje. Zbog toga se konferencije često održavaju u hotelima s konferencijskim sadržajima na licu mjesta. To obično uključuje velike i male prostore za sastanke, računalne učionice, plesnu dvoranu i audio-vizualne mogućnosti za zvučnike ili prezentacije. Obrocima obično upravlja vlastiti odjel za hranu i piće objekta. Ovim konferencijskim uslugama upravlja osoblje na licu mjesta, a koordinira voditelj konferencijskih usluga, koji poduzima sve potrebne aranžmane kada ga grupa obavijesti o njihovim potrebama.
Voditelji konferencijskih usluga trećih strana daju prijedloge za mjesto održavanja konferencije, a zatim koordiniraju sve dodatne usluge ako ih taj objekt ne nudi, kao što su ugostiteljske i hotelske rezervacije. Ova vrsta planiranja konferencije uobičajena je za grupe koje su prevelike da bi ih mogao smjestiti jedan hotel ili za grupe koje žele da im treća strana pomogne dogovoriti najbolju cijenu. Konferencijske usluge također uključuju planiranje bilo koje rekreacije koju grupa može poželjeti tijekom svog boravka.
Odabir konferencijskog prostora najbolje je postići ispitivanjem potreba grupe i onoga što žele postići tijekom svog događaja. Tipične konferencije uključuju sajmove, programe obuke tvrtki ili godišnje dodjele nagrada. Mnogi planeri hotelskih konferencijskih usluga također planiraju vjenčanja ili male obiteljske događaje. Cilj unajmljivanja profesionalaca za konferencijske usluge je osigurati da su sve potrebe grupe zadovoljene i da događaj prođe glatko bez potrebe da se brinete o detaljima.