Korporativni zapisnici su dokumentirane bilješke o pitanjima o kojima se raspravlja tijekom neke vrste poslovnog sastanka. Zapisnici sjednica ovog tipa obično se pripremaju za širok raspon događaja kao što su sastanci dioničara i direktora. Korporativni zapisi ove vrste općenito se pregledavaju i mijenjaju prema potrebi na sljedećim sastancima, te postaju dio trajne evidencije koju vodi većina korporacija.
Širok raspon informacija može biti uključen u skup korporativnih minuta. Obično će se uključeni detalji usredotočiti na točno bilježenje rasprava o različitim temama relevantnim za poslovanje tvrtke. Uobičajeni primjeri stavki koje se nalaze u korporativnim zapisnicima uključuju raspravu, usvajanje ili izmjenu poslovnih planova i procedura, izbor i priznavanje novih službenika u tvrtki i odluke o izdavanju ili prodaji dionica. Čak i pitanja kao što su paketi naknada za restrukturiranje zaposlenika ili zabavljanje ideje o prodaji ili spajanju poduzeća mogu se raspravljati tijekom sastanka i dokumentirati u službenom zapisniku.
U mnogim jurisdikcijama, tvrtke su prema zakonima dužne voditi korporativne zapisnike određenih vrsta okupljanja, kao što su sastanci dioničara ili direktora na kojima se održavaju izbori. Čak i ako lokalni zakoni ne zahtijevaju vođenje zapisnika na određenim vrstama korporativnih sastanaka, mnoge tvrtke odlučuju to učiniti kako bi stvorile stalnu povijest poslovanja i osigurale da su ključne teme i rasprave dostupne za referencu u budućnosti. . Budući da se korporativni zapisnici često smatraju prihvatljivim na sudskim raspravama, vrlo je važno osigurati da zapisnici budu točni i odobreni od strane onih koji prisustvuju sastanku.
Postoji nekoliko različitih pristupa pripremi korporativnih zapisnika. Jedan pristup uključuje prisutnost pojedinca koji je obučen kao zapisničar za bilježenje tijekom stvarnog sastanka. Danas se sastanak češće snima uobičajenom opremom za audio snimanje, što omogućuje kasniju pripremu tekstualnog dokumenta. Neke tvrtke čak uključuju vizualne podatke u zapisnik, kao što je uključivanje slajd prezentacije koja se prikazuje dioničarima, kombinirajući tekst i vizualna pomagala kako bi se pružila potpunija povijest onoga što se dogodilo na sastanku.
Uz bilo koji pristup, službeni prijepis se priprema i distribuira članovima uprave ili dioničarima na pregled. Na sljedećoj zakazanoj sjednici, poslovni zapisnik se pregledava i po potrebi dopunjuje. Stvarni proces pregleda i donošenja izmjena može biti donekle opušten, iako nije neobično da neke tvrtke koriste parlamentarne procedure kako su navedene u djelima kao što su Robertova Pravila reda kako bi prepoznala, razmotrila i konačno odobrila ili odbacila prijedloge za izmjene odnosno izmjene i dopune prilikom razmatranja predloženog zapisnika. Nakon što se prisutni slože da su zapisnici potpuni i točni, oni se odobravaju i postaju dio službene evidencije tvrtke.