Nematerijalni troškovi su svi troškovi koji imaju neku vrstu negativnog utjecaja na uspješnost poslovanja, ali se ne mogu nužno primijeniti na određenu stavku ili trošak u računovodstvenim knjigama. Umjesto toga, ti se troškovi javljaju na način koji utječe na cjelokupnu funkciju poduzeća. Nematerijalni trošak mogu biti troškovi koji nastaju tijekom nadogradnje proizvodne linije, provedbe promjena u beneficijama zaposlenika ili bilo koji čimbenik koji utječe na razvijene odnose s kupcima.
Jedan od najlakših načina za razumijevanje nematerijalnih troškova je razmatranje pitanja produktivnosti zaposlenika. Kada su zaposlenici sretni i osjećaju se cijenjenim u poslovanju, njihova je stopa produktivnosti obično blizu vrhunske učinkovitosti. Ako neki događaj ima negativan utjecaj na odnos između zaposlenika i poslodavca, postoji velika šansa da će stopa produktivnosti pasti. Ta promjena u proizvodnji može se nazvati nematerijalnim troškom, uzrokovana ovim pomakom u goodwill-u između zaposlenika i poslodavca.
Promjene u naknadama zaposlenika često mogu dovesti do nematerijalnih troškova. Na primjer, ako tvrtka odluči ukinuti pokriće grupnog zdravstvenog osiguranja kao dio strategije smanjenja troškova, tvrtka će uštedjeti značajnu svotu tijekom godine. Istodobno, ovaj gubitak osiguranja će imati negativan učinak na zaposlenike, koji će biti manje posvećeni. Kao rezultat toga, proizvodnja opada i poslovanje nije u mogućnosti proizvoditi na istoj razini kao prije. Iako je tvrtka uštedjela novac odustajanjem od zdravstvenog osiguranja, uštede su manje od prvotno predviđene, budući da je proizvodnja smanjena kao rezultat akcije.
Ista opća ideja može dovesti do nematerijalnih troškova koji uključuju kupce tvrtke. Ako neki problem, kao što je kašnjenje u isporuci ključne narudžbe, ili problem s predstavnikom za brigu o kupcima, promijeni klijentovu percepciju o poslovanju na negativan način, postoji mogućnost da će klijent početi tražiti drugog dobavljača. Nakon što osigura novog dobavljača, klijent počinje migrirati svoje poslovanje na novog dobavljača. Nematerijalni trošak za izvornog dobavljača je gubitak prihoda i gubitak cijenjenog klijenta.
Nematerijalni troškovi obično dolaze iz nekog čimbenika ili skupa čimbenika koji su na neki način umanjili ili oslabili tvrtku. Troškovi mogu biti u obliku smanjenja radne snage koji zahtijevaju od preostalih zaposlenika da preuzmu dodatne odgovornosti, smanjenja naknada zaposlenicima ili uvođenja promjena u liniji proizvoda koje kupci nisu dobrodošli. U svakom slučaju, uvelike se povećava mogućnost negativnog utjecaja na poslovanje, a time i manje produktivnosti.