Nenaplativa potraživanja odnose se na nepodmirene dugove koje tvrtka ne očekuje naplatiti. Umjesto da ih zadrži u svojim knjigama, tvrtka ih može odlučiti zapisati, bilježeći to u financijske svrhe kako bi porezna tijela i dioničari bili svjesni situacije. To predstavlja gubitak za tvrtku, jer je isporučivalo proizvode i usluge bez plaćanja. Prilikom otpisivanja nenaplativih računa potrebno je pridržavati se posebnih postupaka.
Ovlaštenje za zapisivanje takvih računa obično je ograničeno na visoke dužnosnike u tvrtki ili vladinoj agenciji. To smanjuje rizik od zlouporabe i stvara jasan zapovjedni lanac. Pojedinačna društva također imaju uspostavljene postupke za određivanje kada se računi mogu klasificirati kao nenaplativi. Slijeđenje politika olakšava tvrtkama da budu dosljedne u radu s nenaplativim potraživanjima, kako bi izbjegle optužbe za favoriziranje ili loše poslovne odluke.
U nekim slučajevima, agencija za naplatu koja ima zadatak da dobije novac izvještava i obavještava tvrtku da ne može naplatiti. To može biti zato što netko odbija platiti, preselio se i ne može mu se ući u trag ili je na prijevaru dobio kredit, što onemogućuje otkrivanje tko je odgovoran. Ove vrste nenaplativih potraživanja se traže sve dok ne bude jasno da tvrtka neće moći naplatiti sredstva.
Ako dužnik proglasi stečaj, to može dovesti do odluke o klasificiranju nepodmirenog duga kao nenaplativog. Mnogi oblici duga brišu se u stečajnom postupku kako bi se pružila prilika za reorganizaciju financija i početak ispočetka. Osim toga, tvrtke mogu utvrditi da trošak povrata novca nije vrijedan troška, u kojem slučaju otpisuju dug. To im omogućuje učinkovitije poslovanje eliminacijom skupih dugova koji se vjerojatno neće riješiti.
Ostale vrste nenaplativih potraživanja uključuju one koje su predmet sudskih sporova u kojima je tvrtka izgubila. Tvrtka je možda tužila za otplatu, samo da bi sudac presudio u korist tuženog. U ovoj situaciji nema sudsku presudu kojom bi se naplatio saldo i nema realne šanse za povrat novca. Zapisivanje računa može omogućiti tvrtki da krene naprijed i prilagodi računovodstvene zapise kako bi stvorila točniju sliku nepodmirenih potraživanja.
Važno je uočiti prisutnost nenaplativih potraživanja. Poduzeća uobičajeno tretiraju potraživanja kao očekivani prihod koji mogu koristiti za ulaganja i druge aktivnosti. Ako se računi vode u knjigama, ali je malo vjerojatno da će se isplatiti, to može stvoriti lažni pokazatelj količine novca koju tvrtka može očekivati da će donijeti tijekom sljedećih mjeseci.