Što su otpremni dokumenti?

Također poznati kao transportni dokumenti, otpremni dokumenti su pravni dokumenti koji se koriste u procesu prijevoza robe s jednog mjesta na drugo. Dokumenti za otpremu potrebni su za legalan prijevoz robe u domaćim uvjetima kao i za međunarodnu dostavu svih vrsta. Točni dokumenti potrebni za upravljanje otpremom i isporukom robe će se razlikovati, ovisno o propisima i standardima koji se primjenjuju i na početnoj točki pošiljke i na odredištu, kao i na svim točkama između kojih se roba mora registrirati i pregledati.

Jedan od najosnovnijih otpremnih dokumenata je teretnica. Ovaj dokument koji se koristi iu domaćim i međunarodnim otpremama često izdaje prijevoznik ili njegov agent. U nekim zemljama, pošiljatelj može pripremiti teretnicu unaprijed, sve dok je dokument u skladu s nacionalnim propisima o otpremi i standardima prijevoznika. Iako će se detalji sadržani u dokumentu razlikovati, većina će identificirati pošiljatelja i primatelja, pružajući osnovne podatke za kontakt za obje strane. Također je dat opis robe koja je uključena u pošiljku, zajedno s količinama svake robe u pošiljci i ukupnom težinom pošiljke. Prijevoznici će obično uključiti podatke o preuzimanju pošiljke, očekivani datum isporuke i informacije o troškovima dostave, uključujući jesu li ti troškovi plaćeni unaprijed ili naplaćeni.

Popis pakiranja je još jedan primjer osnovnih otpremnih dokumenata koji su rutinski uključeni u papirologiju koja prati pošiljku. Ovaj dokument često služi kao sredstvo za primatelja da provjeri jesu li stavke identificirane na teretnici zaista isporučene primatelju. Politika nekih odjela za otpremu i primanje zahtijeva da se prihvaćaju samo pošiljke popraćene listom pakiranja ili listom.

S međunarodnim pošiljkama postoji nekoliko drugih vrsta otpremnih dokumenata koji će vjerojatno biti potrebni. Potvrdom o podrijetlu utvrđuje se odakle je pošiljka potjecala i tko je bio odgovoran za pripremu robe za otpremu. Potvrda o osiguranju dokumentira pokriće stečeno radi zaštite pošiljke na putu, učinkovito štiteći interese i pošiljatelja i primatelja. Carinske isprave potrebne su kako bi se omogućilo da roba napusti zemlju podrijetla i da bude primljena u državu u kojoj primatelj boravi. Ako pošiljka mora proći kroz nekoliko zemalja na putu, carinski dokumenti moraju ispunjavati standarde koje nameće svaka luka ili stajalište na putu.

Dokumenti o otpremi važni su za zaštitu svih strana uključenih u proces slanja. Poštivanjem važećih propisa o otpremi moguće je osigurati da su narudžbe ispravne, isporučene na vrijeme, zapakirane na način koji je u skladu sa standardima dostave i da su cijene koje se naplaćuju za sam proces dostave kompatibilne s sve ugovore koji postoje između pošiljatelja i prijevoznika. Kada bilo koja od otpremnih dokumenata koja je propisana zakonom nije pravilno pripremljena, postoji realna šansa da će pošiljka biti zaustavljena dok se greške ne isprave ili dok se zamjenski dokumenti ne pripreme i proslijede na mjesto gdje je pošiljka privremeno pohranjena.