Otvorene transakcije su sve vrste financijskih aktivnosti koje se ne smatraju u potpunosti podmirenim na kraju određenog obračunskog razdoblja. Poslovne transakcije ove vrste ostaju otvorene sve dok se u kasnijem razdoblju konačno ne podmire u cijelosti. Budući da mnoge vrste tvrtki rade s postupkom koji stvara neriješene transakcije koje mogu ostati nepodmirene nekoliko tjedana ili čak dulje, većina računovodstvenih sustava pruža neka sredstva za praćenje oseka i oseke u otvorenim transakcijama kao dio procesa naplate, i kako bi bili u tijeku s vrstom prihoda koji se mogu ostvariti u jednom ili više nadolazećih razdoblja.
Jedan od najlakših načina za razumijevanje otvorenih transakcija je razmatranje kupnje robe ili usluga od tvrtke u kojoj se dug ne podmiruje odmah tako što kupac nudi gotovinsko plaćanje u trenutku kupnje. U ovoj vrsti postavki, prodavatelj obično izdaje račun kupcu, koji tada ima određeni broj kalendarskih dana za uplatu u cijelosti. Pod pretpostavkom da se transakcija dogodi sredinom obračunskog mjeseca, a rokovi za plaćanje su 30 dana, kupac ne može izvršiti plaćanje u tom tekućem obračunskom mjesecu. Kada je to slučaj, transakcija se identificira kao otvorena ili nepodmirena kada je taj obračunski mjesec zatvoren.
Gotovo svaki posao koji se ne oslanja na trenutna plaćanja za robu ili usluge imat će otvorene transakcije koje se moraju evidentirati u računovodstvenim evidencijama tvrtke. Proces starenja pomaže u praćenju statusa tih otvorenih transakcija i pruža mogućnost da se utvrdi ostaje li određena transakcija otvorena neuobičajeno vrijeme. Na primjer, ako je zastarjelost na određenoj fakturi sada 45 dana, a taj kupac obično plaća za 28 do 30 dana, tvrtka može pokrenuti kontakt s kupcem kako bi se uvjerila da je račun primljen. Iz ove perspektive, praćenje statusa otvorenih transakcija olakšava upravljanje naporima naplate i ispravljanje propusta ili drugih problema koji mogu odgoditi primanje plaćanja od kupaca.
Upravljanje količinom otvorenih transakcija vrlo je važno za financijsku stabilnost svakog poslovanja. Kako bi osigurali da se dosljedno prima dovoljno prihoda kako bi se podmirili dugovi tvrtke, tvrtke će često organizirati procese naplate kako bi klijentima pružile široku priliku da uplate što je brže moguće. Nešto tako jednostavno kao što je znati koje dane u mjesecu kupac odvaja za smanjenje čekova za nepodmirene fakture i vrijeme isporuke računa tom kupcu može pomoći skratiti preokret između fakturiranja i primitka plaćanja, strategija koja također pomaže zadržati broj i novčanu vrijednost otvorenih transakcija unutar prihvatljivog raspona.