Format prijenosnog dokumenta oblik je datoteke koji omogućuje izradu elektroničkih dokumenata korištenjem bilo koje vrste softvera za obradu teksta ili medija za ispis. Kao bonus, dokument se može dijeliti s drugima, koji mogu otvoriti i pročitati dokument, bez obzira na softver za obradu teksta koji koriste. Ovdje su neke informacije o tome kako se stvaraju PDF datoteke i zašto su takve prednosti u raznim aplikacijama.
PDF datoteke razvio je Adobe Systems, a služile su kao način na koji ljudi koji koriste više sustava za obradu teksta dijele gotove dokumente. Budući da se koristi više softverskih paketa za obradu teksta koji nisu međusobno kompatibilni, potreba za zajedničkim formatom datoteke koji bi svatko mogao otvoriti i pročitati postala je središnji dio softvera Adobe® Acrobat®.
Bez obzira na to je li krajnji korisnik preferirao program za obradu teksta otvorenog koda, Microsoft® ili Corel®, dokumenti se mogu kreirati u programu po izboru, a zatim ih spremiti kao PDF datoteke. Uz potpuni Adobe® paket, također je moguće izraditi dokument pomoću Adobe® softvera s istom razinom lakoće kao i bilo koji program za obradu teksta. Spremljene datoteke mogu se dijeliti s drugima, koji će samo trebati preuzeti besplatni Adobe® Reader® da bi otvorili i pročitali datoteku.
Jedna od prednosti korištenja PDF datoteka za distribuciju elektroničkih dokumenata je ta što se datoteka može zaključati od uređivanja od strane drugih, čak i ako imaju softver Acrobat®. To je povećalo upotrebu PDF-ova za aplikacije kao što su elektronički bilteni, ugovori, rukopisi knjiga i financijska izvješća. Budući da su dokumenti sigurni, autor dokumenta održava visoku razinu kontrole, čak i kada je dokument široko rasprostranjen. Osim česte upotrebe u poslovnom svijetu, PDF-ovi se također često koriste za izradu elektroničkih knjiga za prodaju, online časopisa i elektroničkih brošura za neprofitne organizacije.
Dok je PDF datoteke izvorno razvio Adobe®, danas na tržištu postoji niz proizvoda koji će pretvoriti proračunske tablice, tekstualne dokumente i gotovo sve oblike softvera za elektroničko pisanje u PDF datoteke. Općenito, ovi proizvodi mogu biti usmjereni na pretvaranje drugih vrsta datoteka u PDF format, a ne na stvaranje PDF-ova od nule. Iako se čini da mnogi od ovih proizvoda dobro funkcioniraju, malo njih se može natjecati sa značajkama Acrobat po cijeni. Kada je u pitanju stvaranje i čitanje PDF-ova, izvornik je možda i dalje najbolji.