Pisma s prijedlozima su propratna pisma koja su uključena u poslovne prijedloge kako bi se ljudi upoznali s prirodom prijedloga i tvrtkom koja daje prijedlog. Kao i druge vrste popratnih pisama, pisma s prijedlogom su osmišljena tako da čitatelja brzo upoznaju s potrebnim informacijama, a ujedno i uvjere čitatelja da je autor pisma najbolji izbor za posao. U nekim slučajevima, pismo prijedloga mora slijediti određeni format i stil, dok u drugim slučajevima može biti više slobodnog oblika.
Tipično pismo prijedloga uključuje kratku raspravu o problemu na koji se prijedlog treba pozabaviti i pregled važnih informacija u prijedlogu. Pisma s prijedlogom obično uključuju procjenu vremena i troškova zajedno s kratkim objašnjenjem kako će prijedlog funkcionirati. Pismo s prijedlogom također može sadržavati pojedinosti o iskustvu, kvalifikacijama i certifikatima osobe ili tvrtke koja daje prijedlog, a može uključivati i povijest tvrtke i pozadinske informacije. U cijelom dokumentu ima uvjerljiv ton koji je osmišljen kako bi potaknuo čitatelja da pregleda priložene materijale prijedloga.
Postoji niz konteksta u kojima se pismo prijedloga može napisati. Kada tvrtka ili agencija objavi zahtjev za prijedlogom (RFP), ljudi koji odgovaraju na RFP obično pišu pisma prijedloga sa svojim podnescima. RFP obično uključuje smjernice za prijedlog koje će ljudima dati dobru ideju o tome što bi trebalo uključiti u pismo prijedloga, u rasponu od kvalifikacija autora do procjene troškova koji će biti uključeni. Priručnici koji pružaju informacije o poslovnoj korespondenciji često imaju nekoliko primjera prijedloga kako bi se čitatelji mogli upoznati s pisanjem prijedloga prije nego što trebaju službeno napisati prijedlog.
Neka pisma prijedloga su neželjena. Tvrtke mogu koristiti prijedloge za prodaju svojih proizvoda potencijalnim novim kupcima, jer komunikacija putem pošte može biti jeftina i vrlo isplativa. Na primjer, proizvođač uredskog softvera može masovno slati poštu u brojne urede i predvidjeti barem neki interes tvrtki koje će odgovoriti narudžbama ili zahtjevima za više informacija. Pismo o neželjenom prijedlogu obično je općenitije prirode tako da se može poslati brojnim osobama.
Može biti teško smisliti predložak prijedloga koji se može koristiti za odgovor na zahtjev za prijedlogom, jer svaki zahtjev i svaki prijedlog mogu biti vrlo različiti. Obično je potrebno mnogo istraživanja kako bi se sakupio prijedlog, a jezik mora biti posebno prilagođen čitatelju. Međutim, može pomoći da se sastavi osnovni nacrt koji se koristi u pisanju prijedloga, kako bi se osiguralo da su svi potrebni aspekti prijedloga u potpunosti pokriveni. Poduzeća bi također trebala čuvati kopije starih prijedloga i pisama prijedloga, bilježeći one koji su uspješni kako bi se mogli koristiti u razvoju budućih prijedloga.