Obrasci o plaćama obično dolaze uz plaću, sažimajući odrađene sate, stopu plaće i sva zadržavanja. Oni su korisni za osiguravanje da je plaća ispravno izračunata, te za praćenje prihoda i odbitaka. Iako podaci o plaćama svake tvrtke mogu izgledati drugačije, trebali bi imati iste osnovne informacije. Trebao bi točno odražavati koliko je zadržano od plaće i zašto. Tipični odbitci uključuju plaćanja državnih i saveznih poreza, plaćanja Medicare i socijalnog osiguranja (u SAD-u) i doprinose u planove osiguranja ili zdravstvene štedne račune.
U izvješćima o plaćama također se može prijaviti dostupno vrijeme bolovanja ili plaće za godišnji odmor, što je dragocjeno jer omogućuje zaposleniku da prati dostupno osobno vrijeme ili vrijeme bolovanja. Oni također obično sadrže zapisnik iznosa prihoda od godine do datuma, a mogu čak i navesti stvari poput vremena provedenog u tvrtki ili sati rada u godini. U izvješću o plaćama također će se navesti iznos koji zaposlenik doprinosi mirovinskom planu, odgovarajuće doprinose poslodavca, doprinose na zdravstveni štedni račun i odbitke za premije osiguranja.
Zbog činjenice da platne liste sadrže tako važne informacije o statusu zaposlenika, stopi plaće i odbitcima, često se postavlja jedno pitanje u vezi s njima: koliko dugo ih treba čuvati?
U većini slučajeva, rubrike o plaćama treba zadržati sve dok ne podnese godišnju poreznu prijavu. Iako bi poslodavci trebali dati zaposlenicima konačnu izjavu o kraju godine do 31. siječnja, čuvanje platnih lista korisno je za usporedbu iznosa radi točnosti. Većina stručnjaka preporučuje vođenje porezne evidencije sedam godina.
Važno je osigurati da se rubrike s platnim spiskom pravilno zbrinu tako da ih usitnite jer se lako mogu koristiti za krađu važnih osobnih podataka, uključujući stvari kao što su broj socijalnog osiguranja i datum rođenja.