Svaka organizacija koja kupuje robu ili usluge ima standardne procedure nabave, metode koje koristi za nabavu tih stvari. Ovi postupci pokrivaju sve aspekte ciklusa nabave, uključujući odabir dobavljača, pregovore o ugovoru, narudžbu i plaćanje. Sve tvrtke imaju procedure nabave, koje se koriste za kontrolu aktivnosti potrošnje, osiguravanje odgovarajućih odobrenja i smanjenje rizika od preplate. Djelatnost nabave ili nabave obuhvaća sve aktivnosti potrošnje, isključujući obračun plaća, i često predstavlja više od 50 posto svih rashoda.
Primarna pokretačka snaga za razvoj postupaka nabave je kontrola cjelokupne potrošnje. Stvarni korišteni postupci mogu se neznatno razlikovati, ali će biti slični. Odgovarajući proces odobravanja obično uključuje razdvajanje zadataka i uključivanje viših menadžera za transakcije koje će koštati više od određene cijene. Drugi standardni postupak nabave je ograničavanje pristupa obrascima narudžbenice i zahtijevanje potpisanog ovlaštenja od upravitelja koji nije osoba koja koristi robu. Ovo razdvajanje primatelja robe i odobrenja osmišljeno je kako bi se osiguralo da je viši član osoblja svjestan narudžbe i može potvrditi da su materijali potrebni i da će se koristiti u odgovarajuću svrhu.
Drugi uobičajeni postupak nabave je stvaranje kratkog popisa unaprijed odobrenih dobavljača za određene proizvode. Dobavljači se dodaju na popis kroz postupak nadmetanja koji se provodi prema rasporedu. Ovaj je proces osmišljen tako da bude transparentan i da poduzeću pruži priliku da ostvari popuste u cijeni, da zadovolji standarde kvalitete i osigura pravovremenost isporuke.
Rizici za tvrtku bez odgovarajućih postupaka nabave su prekomjerna potrošnja, nepostizanje dobre vrijednosti i prijevare pri kupnji. Mnogi ljudi koji nemaju nikakvu obuku o računovodstvu ili nabavi negoduju zbog koraka uključenih u zahtjev za kupnju. Ti su procesi, međutim, osmišljeni kako bi uštedjeli i vrijeme i novac.
Drugi uobičajeni postupci nabave uključuju postavljanje pragova vrijednosti koji pokreću različite aktivnosti nabave. Na primjer, kupnje koje koštaju više od određenog iznosa mogu zahtijevati da narudžbenicu odobre dvije razine upravljanja. Narudžbenica za mnogo višu cijenu može zahtijevati izdavanje prijedloga.
U nekim slučajevima, tvrtke će možda morati braniti svoje ugovore o kupnji. Ako dobavljač koji je sudjelovao u postupku nadmetanja smatra da mu nije pružena poštena prilika za natjecanje, može se podnijeti tužba. Ugovorno pravo izvor je velikog broja pravnih aktivnosti, a tvrtke s jakim postupcima nabave u najboljoj su poziciji da brane svoje poslovne odluke.