Računovodstvene transakcije koriste se za praćenje imovine, obveza i kapitala poduzeća. Većina tvrtki bilježi računovodstvene transakcije u glavnoj knjizi koja odražava zaduženja i kredite. Financijski dokumenti, kao što su bilanca, račun dobiti i gubitka i izvještaj o novčanim tokovima, oslanjaju se na transakcije evidentirane u glavnoj knjizi. Osnovne vrste transakcija koje se mogu dogoditi utjecat će na gotovinu poduzeća, potraživanja i obveze prema dobavljačima.
Kada se izvrše računovodstvene transakcije, knjiženja zaduženja ili povećavaju imovinu ili smanjuju obveze. Krediti na računima glavne knjige smanjuju imovinu ili povećavaju obveze. Što se tiče dioničkog kapitala, zaduženja smanjuju obične dionice i zadržanu dobit, dok ih krediti povećavaju. Prihodi se povećavaju za kreditne stavke, a rashodi se povećavaju za zaduženja.
U svakom trenutku imovina mora biti jednaka obvezama plus dionički kapital. Stoga bi sve izvršene računovodstvene transakcije trebale imati jednak i suprotan učinak na obje strane jednadžbe. Na primjer, kada tvrtka izda obične dionice, trebala bi se pojaviti dva odvojena unosa. Prvi bi bio povećanje gotovine za primljenu vrijednost plaćanja, a drugi bi bio povećanje običnih dionica kako bi se odrazio novi novčani iznos otvorenih dionica.
Isto tako, kada tvrtka primi uplatu za usluge koje još nisu izvršene, izvršit će se dvije računovodstvene transakcije. Jedan će biti napravljen za povećanje gotovine. Drugi će povećati iznos nezarađenih prihoda. Ova klasifikacija računa smatra se obvezom budući da tvrtka još uvijek treba obavljati usluge.
Plaćanje troškova obično rezultira dvjema transakcijama koje smanjuju i imovinu i dionički kapital. Na primjer, kada tvrtka plaća najamninu, izvršit će jednu transakciju za smanjenje gotovine za iznos troška. Napravit će se odgovarajući unos za smanjenje dioničkog kapitala za isti iznos.
Tipične transakcije s obvezama mogu uključivati kupnju uredskog materijala na kredit. To će rezultirati jednim unosom za povećanje zaliha za novčani iznos koji je kupljen. Budući da se zalihe smatraju imovinom, potrebno je povećati i obveze. S obzirom na ovaj scenarij, obveze prema dobavljačima bi se povećale za isti iznos.
U slučaju da tvrtka obavlja usluge i šalje račun na plaćanje, umjesto gotovine bi se povećala potraživanja. To je zbog činjenice da uplata još nije primljena, ali još uvijek treba teretiti račun imovine. Odgovarajući unos bio bi povećanje dioničkog kapitala u okviru prihoda od usluga.