Računovodstveni podaci su tijelo financijske dokumentacije koja podupire računovodstveni izvještaj. Ljudi koriste takve podatke za pripremu financijskih izvještaja i izjava, a revizori ih mogu pregledati kako bi potvrdili točnost izjave. Osobe koje imaju sporove oko svojih računa u banci ili tvrtki također mogu zatražiti prikaz računovodstvenih podataka kako bi utvrdili kako je tvrtka došla do određenog zaključka ili stanja. Ove informacije podliježu sudskom pozivu u slučajevima kada ljudi sumnjaju da je za probleme u računovodstvu odgovorna pravna nedjela.
Neke tvrtke vode elektroničke računovodstvene podatke. Osoblje u računovodstvu unose financijske aktivnosti u elektronički sustav, a sustav također može naići na automatsku aktivnost. Na primjer, kada netko provuče debitnu karticu u trgovini, signal će doputovati do bankovnog računovodstvenog sustava i dogodit će se automatska prilagodba koja odražava kupnju. Možda će biti dostupne tiskane kopije za sigurnosnu kopiju elektroničke dokumentacije.
Ostali računovodstveni podaci dostupni su u papirnatom obliku. To može uključivati stvari poput osobnih čekovnih knjižica, potvrda i tako dalje. Tvrtke s papirnatim zapisima pohranjuju ih na sigurnom mjestu kako bi spriječile gubitke i mogu napraviti kopije za referencu i praktičnost kako bi bili sigurni da će imati pristup informacijama kada im zatrebaju. Ponekad se mogu poduzeti koraci da se ti podaci digitaliziraju kako bi im bili praktičniji i lakši za pristup, a neki stari zapisi mogu biti pohranjeni na mikrofilmu ili u drugim arhivskim formatima jer izvorna dokumentacija više nije dostupna.
Zakon zahtijeva od ljudi da čuvaju računovodstvene podatke u određenom vremenskom razdoblju, kao što je sedam godina. Nakon tog razdoblja, ljudi mogu odlučiti usitniti ili na neki drugi način uništiti stare financijske zapise, iako ih mnoge tvrtke odlučuju zadržati, jer mogu biti vrijedne u budućnosti za istrage, usporedbe i druge aktivnosti. Ljudi poput poreznih revizora i regulatora mogu zatražiti potpune računovodstvene informacije ako su zabrinuti u vezi s financijskim izvještajima i žele sami provjeriti informacije.
Kada pregledavaju računovodstvene podatke, ljudi obraćaju veliku pozornost na očite razlike ili zbunjujuće unose. To može uključivati dokaze o nedostatku informacija, dokumentaciju na papiru koja se ne podudara s datim izjavama i druge znakove neispravnosti ili pogrešaka. Kada netko mora pregledati velike količine računovodstvenih informacija, može biti uključen tim ljudi koji će proći kroz materijal, kao i dvostruku provjeru rada drugih kako bi bili sigurni da ništa ne izmiče njihovim revizijskim aktivnostima.