Računovodstvene evidencije su dokumenti i prateći materijali koje koriste pojedinci i tvrtke u pripremi financijskih izvještaja, poreznih dokumenata i tako dalje. Prema zakonu, tvrtke su dužne čuvati takve evidencije na određeno vremensko razdoblje, često sedam godina, kako bi ih stavile na raspolaganje za inspekciju i reviziju. Tvrtke kojima se javno trguje mogu biti podvrgnute nasumičnim inspekcijama od strane regulatornih agencija, a te inspekcije uključuju pregled računovodstvenih evidencija na točnost i potpunost.
Ti zapisi mogu biti elektronički, papirnati ili kombinacija oboje. Uključuju svu dokumentaciju vezanu uz financijske transakcije, od evidencije o plaćama do ispisa na kraju dana iz blagajne. Izjave banaka također su uključene u računovodstvene evidencije, uz slične izvještaje koji se odnose na ulaganja. Računovodstvene knjige također se smatraju računovodstvenim zapisima. U suštini, ako sadrži zapis koji se odnosi na financijsku aktivnost tvrtke, to je računovodstveni zapis.
Od tvrtki se očekuje da ovu dokumentaciju čuvaju u ispravnom stanju. Računovođe i pomoćno osoblje obično nadziru održavanje takve evidencije i koriste dokumente u pripremi stvari kao što su izjave za investitore i porezne prijave. Ako evidencija nije potpuna, financijski izvještaji tvrtke bit će netočni i to može biti razlog za pravne i financijske kazne.
Procedure poznate kao općeprihvaćena računovodstvena načela (GAAP) moraju se slijediti prilikom održavanja, rukovanja i korištenja računovodstvenih zapisa. Ovi postupci standardiziraju osnovne računovodstvene zadatke kako bi se osiguralo da ih svi računovođe posvuda izvode ujednačeno, eliminirajući mogućnost korištenja takozvanog „kreativnog računovodstva” za prikrivanje gubitaka i na drugi način pogrešno prikazane financijske činjenice za osobnu korist.
Kada se naloži revizija, sve računovodstvene evidencije se traže na pregled. Revizori će pregledati materijal i zabilježiti sve materijale koji nedostaju, zbunjujuće zapise ili zapise koji se nepravilno vode. Sve ove informacije vagaju se prilikom izrade revizorskog mišljenja. Regulatori zainteresirani za financijske prakse mogu pregledati rezultate revizije kako bi prikupili informacije. Ove informacije mogu se koristiti u procesuiranju tvrtki osumnjičenih za prijevarne računovodstvene prakse ili za oslobađanje tvrtki koje se suočavaju s takvim optužbama.
Pojedinci se obično savjetuju da čuvaju računovodstvene evidencije jer ih porezna tijela mogu revidirati. Ako ljudi nemaju evidenciju koja bi potkrijepila zahtjeve za svoje poreze, mogu biti podvrgnuti kaznama. U najmanju ruku, njihova se porezna obveza može prilagoditi, prisiljavajući ih da plaćaju više poreza. Ako se čini da je njihova evidencija lažna, a ne jednostavno neuredno vođena, mogu se suočiti s zakonskim kaznama.