Za opisivanje rekordnih novina koriste se dva različita kriterija. U prvom smislu, rekordne novine su novine koje objavljuju javne obavijesti, informacije koje mogu biti od interesa za zajednicu kao što su rezultati glasovanja u gradskom vijeću i pravne obavijesti. U drugom smislu, rekordnim se novinama smatra publikacija s visokim standardima novinarstva, koja objavljuje informacije koje su vitalne, važne i zanimljive. Prema prvoj definiciji, mnoge novine, uključujući prestižni New York Times, nisu rekordne novine, iako su poznate po kvaliteti svog novinarstva. Zapravo, Times je posebno progovorio o tom pitanju, tražeći od ljudi da ga ne nazivaju “dokumentarnim novinama”.
Konfliktne definicije za rekordne novine ilustriraju promjene kroz koje medijski mediji prolaze. Prije širokog pristupa trenutačnim komunikacijama, mnoge su novine smatrale da imaju javnu dužnost objaviti informacije koje bi ljudi mogli imati problema pronaći na drugim mjestima, čak i ako te informacije nisu bile osobito zanimljive ili ako su se ticale samo malog segmenta zajednice. Rekordne novine mogu objaviti rezultate izbora u inozemstvu, na primjer, kako bi se osiguralo da oni uđu u javnu evidenciju, uz shvaćanje da ovaj dio novina možda neće smatrati zanimljivim od strane svih čitatelja.
Osim toga, mnoge zemlje zahtijevaju da se pravne obavijesti kao što su namjere promjene vlasništva nad tvrtkom javno objave, kako bi se osiguralo da će sve zainteresirane strane imati pristup tim informacijama. Rekordne novine bi objavile ovu informaciju, čime bi se osiguralo da se ona distribuira i unese u evidenciju. Ova praksa je iznimno vrijedna za genealoge i povjesničare, koji mogu proviriti kroz stare primjerke novina kako bi dobili informacije o ljudima koje proučavaju.
Mnoge društvene novine diljem svijeta još uvijek sebe smatraju tradicionalnim rekordnim novinama, koje pružaju informacije o nadolazećim sastancima gradske uprave, sportskim rezultatima lokalnih školskih timova, između ostalog. Takve novine ponekad objavljuju i sažetak regionalnih vijesti za koje smatraju da bi bile od interesa za njihove čitatelje, a poseban odjeljak je izdvojen u svrhu objavljivanja pravnih obavijesti.
Glavne su novine, međutim, napustile svoju ulogu “nevjerovatnih novina”, s pravom pretpostavljajući da njihovi čitatelji takve informacije mogu dobiti iz drugih izvora, poput interneta. Umjesto toga, ove su publikacije stavile veći fokus na vrhunsko novinarstvo, izvještavajući o pričama koje drugi listovi ne pokrivaju. Neki ljudi ustraju u tome da te publikacije nazivaju “zapaženim novinama”, dok bi točniji opis mogao biti “zapažene novine”. Neki dobro poznati primjeri ovih vrsta publikacija iz cijelog svijeta uključuju: The Australian, The Mail and Guardian (Južna Afrika), The Irish Times, The Daily Telegraph (London), The Toronto Star (Kanada), The Hindustan Times (Indija ), The New York Times, The Wall Street Journal, The Standard (Hong Kong), The Guardian (London), The Washington Post, Al Akhbar (Libanon), De Morgen (Bruxelles), Le Monde (Francuska), Die Welt ( Njemačka), i The Aftenposten (Norveška), između mnogih drugih.