Iako će se neki možda iznenaditi kad saznaju da postoji čak i takva stvar kao što je stroj za otvaranje pisama, činjenica je da mnoge velike korporacije smatraju da su uređaji ključni u održavanju jednog važnog poslovnog zadatka koji se odvija produktivnom brzinom.
Osnovna funkcija svih strojeva za otvaranje slova upravo je ono što naziv implicira. Jednostavno rečeno, uređaj omogućuje jednostavan pristup zadatku otvaranja slova bez ruku. Općenito, veći modeli imaju ladicu u koju se ubacuje neotvorena pošta. Automatski otvarač pisama unosi predmete kroz proces, s tehnologijom koja ili probija gornji dio omotnice ili koristi uređaj koji je sličan tradicionalnom otvaraču pisama za otvaranje omotnice. Nakon što su omotnice otvorene, pošta se odlaže u drugu ladicu, gdje otvorene pošiljke mogu prijeći na sljedeći dio procesa sortiranja.
U osnovi, strojevi za otvaranje pisma donose dvije stvari u proces vođenja posla. Prvo, preuzimaju neophodan zadatak i automatiziraju proces, dovršavajući posao u djeliću vremena potrebnog da se to obavi ručno. Imajte na umu da postoje modeli koji mogu otvoriti do 36,000 kuverti u jednom satu. Dodatno vrijeme koje se može posvetiti drugim bitnim zadacima znači ukupnu povećanu produktivnost. Drugo, ovi strojevi štede novac tvrtke. Radna snaga koja bi bila uložena u proces rukovanja poštom pomoću osoblja i brojnih plastičnih ili metalnih otvarača za pisma postala je zastarjela. Uštede se mogu vratiti u posao za bilo što, od proširenja do više beneficija za zaposlenike.
Naravno, strojevi za otvaranje pisama zahtijevaju pratitelja. Osim toga, poštu se mora razvrstati po veličini. Dok će više visokotehnoloških strojeva rješavati sortiranje po veličini i ispuštati otvorene omotnice u niz ladica na temelju veličine i težine, većina modela s niskim cijenama na današnjem tržištu zahtijevala bi da netko ručno sortira po veličini. Težina papira je također faktor, iako će gotovo svi strojevi za otvaranje pisama imati jednostavne načine za omogućavanje obrade različitih težina paketa.
Za velike količine pošte, rješenja za automatsko ubacivanje su obavezna. Međutim, postoje manji stolni modeli koji također rade s jednim postupkom dodavanja. Velik dio odluke o tome koje vrste strojeva za otvaranje pisama kupiti ovisit će o veličini organizacije i koliko različitih odjela radi s jednim strojem.