Što su sustavi medicinske dokumentacije?

Sustavi medicinske dokumentacije su tiskani ili elektronički sustavi koji se koriste za organiziranje i katalogiziranje informacija o tretmanima, općem zdravstvenom stanju i drugim podacima koji su relevantni za pacijente. Danas mnoge liječničke ordinacije, bolnice i druge vrste objekata za kratkoročno i dugotrajno liječenje koriste softverske programe za stvaranje prilagođenog sustava medicinske dokumentacije. Evo nekoliko primjera koje vrste podataka se čuvaju u sustavima i kako se koriste.

Središnje za sve vrste sustava medicinske dokumentacije su podaci o pacijentu koji su sadržani u katalogiziranim podacima. Uključuje osnovne podatke kao što su ime, spol i dob pacijenta. U evidenciji su navedeni i kontakt podaci za najbliže rođake ili druge osobe ovlaštene za primanje podataka o pacijentu. Bilješke o svim alergijama također su dokumentirane. Ako pacijent ima neku vrstu osiguranja ili neku vrstu popusta za zdravstvenu njegu, relevantni podaci također se čuvaju u kartoteci pacijenata.

Uz osnovne podatke o pacijentima, sustavi medicinske dokumentacije također su sposobni pohraniti godine informacija o posjetima liječniku, boravcima u bolnici, kirurškim zahvatima i lijekovima koji su propisani na kratkoročnoj ili dugoročnoj osnovi. Većina sustava uključuje polja u koja liječnici, medicinske sestre i drugo ovlašteno medicinsko osoblje mogu unijeti bilješke relevantne za svaki događaj u kojem je medicinska skrb proširena na pacijenta.

Sustavi medicinske dokumentacije ponekad služe i kao sredstvo za dokumentiranje komunikacije s pacijentom ili pružateljem osiguranja. Sustav može zabilježiti datume kada su zahtjevi pripremljeni i dostavljeni pružatelju usluga, odgovore na zahtjeve i sve uplate primljene od osiguravajućeg društva ili izravno od pacijenta. To omogućuje generiranje računa za pacijenta koji ga obavještavaju o trenutnom statusu računa.
S pojavom sustava elektroničkih medicinskih zapisa, mnogi postupci koji su nekada trajali satima sada se mogu izvesti u mnogo kraćem vremenu. Na primjer, elektronička medicinska dokumentacija može se pretraživati ​​pomoću ključnih riječi, što omogućuje brzi pregled povijesti pacijenata koji sežu unatrag nekoliko godina bez prolaska kroz velike količine ispisanih dokumenata. Osim brzog dohvaćanja informacija u svrhu pružanja medicinskih usluga pacijentu, kompjuterizirana medicinska dokumentacija također olakšava sastavljanje statistike o broju pacijenata liječenih od određene bolesti ili vrstama lijekova koje pojedini liječnik najčešće izdaje. Podaci ove vrste mogu biti od velike pomoći pri ocjenjivanju opsega prakse i opće kvalitete njege koju nudi liječnik.
Kao alat za upravljanje zdravstvenim informacijama, vrijednost elektroničkih zdravstvenih zapisa ne može se podcijeniti. Podaci koji bi morali biti pohranjeni u udaljenom skladištu mogu se lako unijeti u sustave medicinske dokumentacije i pohraniti na tvrdi disk, kao i na CD-ove radi lakšeg pronalaženja. To pomaže da se ispisani dokumenti svedu na minimum i oslobađa prostor za druge svrhe.
Osim što se nalaze na tvrdim diskovima ili lokalnim poslužiteljima, sustavi medicinske dokumentacije mogu biti smješteni i na udaljenom poslužitelju i drugim rješenjima za pohranu podataka na daljinu. Ova je pogodnost osobito korisna u situacijama kada postoji želja da se sigurnosne kopije podataka drže dostupnima. Ako liječnička ordinacija ili bolnica doživi štetu zbog elementarne nepogode, svi podaci o pacijentima ostaju sačuvani i mogu im se pristupiti pomoću odgovarajućih autorizacijskih kodova.