Troškovi obračuna plaća su troškovi koji su povezani s izradom i raspodjelom obračuna plaća kao dio naknade zaposlenicima za njihove usluge. Postoji nekoliko ključnih elemenata koji se klasificiraju kao troškovi obračuna plaća uz stvarni iznos neto plaće koji se prosljeđuje zaposleniku. Neki od njih se odnose na rad i materijale koji se koriste u pripremi platnog spiska, dok drugi troškovi imaju veze s poštivanjem državnih propisa u vezi s zadržavanjem poreza. Dodatni troškovi kao što su poticaji i beneficije zaposlenicima također se smatraju primjerima troškova plaća.
Najosnovniji trošak plaće je iznos gotovine koji se isplaćuje zaposleniku. Ovaj iznos se sastoji od onoga što preostane nakon što se od plaće ili plaće zaposlenika odbije bilo kakvo potrebno zadržavanje. Broj može također uključivati sve provizije ili bonuse koji se plaćaju zaposleniku, umanjene za sve poreze ili druge poreze po odbitku koji se mogu primijeniti.
Uz neto plaću koja se daje zaposleniku, troškovi plaća također uključuju sve poreze zadržane u ime zaposlenika. Ovi porezi mogu uključivati savezne, državne i lokalne poreze, ovisno o poreznoj strukturi koja prevladava u području gdje se tvrtka nalazi. Tvrtke su obično zadužene za izračun iznosa poreza poslodavca koji se mora dostaviti zajedno sa iznosima zadržanim za zaposlenike, koristeći formule koje dostavljaju primjenjive porezne agencije.
Drugi primjer troškova plaća odnosi se na zdravstvene i mirovinske planove koji se pružaju zaposlenicima kao dio njihove naknade. U nekim situacijama trošak zdravstvenog osiguranja dijeli se sa zaposlenikom, pri čemu se postotak ukupnih troškova odbija od bruto plaće zaposlenika, a ostatak plaća poslodavac. Isti pristup može se koristiti u financiranju mirovinskih planova, pri čemu i zaposlenik i poslodavac uplaćuju doprinose u svakom platnom ciklusu. Postoje tvrtke koje apsorbiraju cjelokupni trošak zdravstvenog osiguranja, mirovina i drugih beneficija, odlučujući da ne zadržavaju nikakav dio troškova od plaće zaposlenika.
Uz različita zadržavanja i isplate, troškovi obračuna plaća također uključuju stvarne troškove koji su uključeni u pripremu i vođenje evidencije o plaćama. Trošak uključenog rada primjer je ovih dodatnih troškova. U slučaju da se funkcije obračuna plaća povjeravaju vanjskim, sve naknade koje procijeni služba za obračun plaća smatraju se troškovima plaća. Danas mnoge tvrtke odlučuju koristiti uslugu obrade plaća kao sredstvo za održavanje ukupnih troškova obračuna plaća što je moguće niže.