Troškovi zaposlenika su troškovi povezani s poslovima koje obavlja poslodavac. Poslodavci općenito određuju popis dopuštenih troškova za koje su spremni nadoknaditi zaposlenicima. Takav popis može uključivati troškove vezane uz poslovna putovanja, obroke, smještaj, telefonske pozive, internet i uredske potrepštine. Neki poslodavci za takve troškove izdaju kreditne kartice tvrtke, dok drugi očekuju da zaposleni pokriju troškove i zatraže nadoknadu.
Dozvoljeni troškovi zaposlenika općenito se razlikuju od poslodavca do poslodavca. Većina tvrtki i organizacija ima jasno definiran popis dopuštenih troškova. Jedna tvrtka mogla bi pokriti zaposlenikov račun za mobitel ako je većina njegovih poziva vezana uz posao. Druga tvrtka može zabraniti troškove mobitela, zahtijevajući da zaposlenici obavljaju sve poslovne pozive iz ureda tvrtke.
Vrste troškova zaposlenika koje obično pokrivaju poduzeća odnose se na poslovna putovanja, poslovne obroke i uredske potrepštine. Legitimni troškovi mogu uključivati zrakoplovne karte za nacionalni poslovni sastanak, račun restorana za sastanak s potencijalnim klijentom ili uložak za pisač potreban za ispis priručnika za obuku tvrtke. U svim slučajevima trošak mora biti razuman i povezan s promicanjem ciljeva posla i tvrtke.
Zaposlenici koji rade od kuće mogu imati dodatne troškove zaposlenika. Kada zaposlenici rade na daljinu, poslodavci štede troškove uredskog prostora i komunalnih usluga. U tim slučajevima poslodavci često priznaju dodatne troškove. Primjeri troškova rada na daljinu mogu uključivati troškove interneta, troškove računala i pisača te telefonske račune. Poslodavci mogu zahtijevati da zaposlenici ograniče korištenje ovih usluga i predmeta samo na poslovnu upotrebu.
Poslodavci obično očekuju da zaposlenici prate svoje troškove zaposlenika izvan okruženja tvrtke. Oni općenito pružaju obrasce za troškove koje je potrebno ispuniti i dostaviti prema utvrđenom rasporedu plaćanja. U većini slučajeva, originalne potvrde o plaćanju moraju se dostaviti zajedno s obrascima troškova kako bi se osigurala rezervna dokumentacija za nastale troškove. Naknada troškova zaposlenika nije oporeziva i obično se plaća odvojeno od provjera plaća zaposlenika.
U nekim slučajevima, ispunjavanje obrasca o troškovima zaposlenika zahtijevat će opsežne detalje i pažnju. U slučaju da su troškovi podijeljeni između poslovne i osobne upotrebe, neki poslodavci zahtijevaju točan obračun. Zaposlenik bi mogao iznajmiti automobil dok je na poslovnom putu, na primjer, i voziti automobil za poslovnu upotrebu tjedan dana i provesti dodatnih nekoliko dana koristeći automobil isključivo za posjet obitelji. Možda će biti zatražen da oduzme osobne dane od računa za najam automobila kada ga podnese za nadoknadu.