U većini jurisdikcija diljem svijeta, zapis o svemu što se događa u sudskom sporu bilježi se na spisima. Zapisnici građanskih i kaznenih predmeta uključuju spise spisa kao dio službenog spisa koji se čuva u zgradi suda. Informacije koje se obično nalaze na spisu uključuju pojavljivanja odvjetnika, podnesene dokumente, sažetke ročišta i bilješke koje je napravio sudac.
Kada se parnični spor prvotno podnese sudu ili se podnese kaznena prijava protiv okrivljenika, stvara se spis na sudu gdje će se predmet voditi. Sudu je potreban način da prati sve što se događa tijekom postupka, kao i sve dokumente koji se nalaze u predmetu. Iz tih razloga, spisi se stavljaju u spise predmeta odmah po stvaranju spisa.
Imena stranaka u predmetu i broj predmeta ili uzroka prve su informacije zabilježene na spisima. Kada se odvjetnik pojavi, ime odvjetnika i kontakt podaci bit će zabilježeni na upisnici, kao i koju stranku on ili ona zastupa. U kaznenom predmetu, prvo pojavljivanje i izvođenje okrivljenika bit će zabilježeni u spisu, dok će se u spisima građanskog suda prvo pripremno ročište upisati kao prvi upis u većini slučajeva.
Svi dokumenti podneseni u kaznenom ili građanskom postupku bit će zabilježeni na upisnom listu. Uključuje se i datum podnošenja dokumenta i koja je strana podnijela dokument. Sudac također može napraviti bilješke na spisima kako bi se podsjetio što se dogodilo tijekom rasprave. Svi sudski nalozi također će se naći u spisu.
Po okončanju kaznenog postupka, uvjeti sporazuma o priznanju krivnje bit će uključeni ili će se presuda i kazna izrečena okrivljeniku upisati u spis. Kada je građanska parnica zaključena, spisak može sadržavati uvjete sporazuma stranaka ili odluke suca ili porote ako stranke nisu mogle postići zajednički sporazum bez suđenja. Konačni upis na svim spisima bit će znak da je slučaj zatvoren.
U većini jurisdikcija dokumenti se u većini slučajeva smatraju javnom informacijom. Kao javnu informaciju, svatko može zatražiti kopiju uputnice u bilo kojem trenutku. Zahtjev za preslikom spisa može biti izvrstan i brz način za dobivanje sažetka sudskog postupka. Iznimka od pravila o javnom informiranju je maloljetnička pitanja ili posvojenja, budući da su ti zapisi općenito zapečaćeni za javnost.