Zapisnici sjednica izvještaj su sa službenog sastanka, obično upravnog odbora tvrtke ili državnog tijela. Međutim, mnoge volonterske skupine također vode zapisnike sa sastanaka kako bi napravili povijesni prikaz svih odobrenih zapisa, odluka i zakona. Zapisnik obično vodi jedna osoba, a zatim se odobrava na sljedećoj sjednici odbora, nakon što svi članovi odbora imaju priliku pregledati i napraviti ispravke.
Većinu vremena, zapisnici sa sastanka su vrlo tehnički i činjenični prikaz onoga što se dogodilo na sastanku. Odobravanje zapisnika obično se obavlja uz vrlo malo ili nimalo rasprave. Međutim, u nekim slučajevima, kao što je vrlo sporno pitanje ili pogreška, može doći do značajne rasprave. Obično se velika većina članova slaže oko toga što bi zapisnik trebao pisati. Ne postaju službeni dio zapisnika dok ih ne odobri odbor.
Format zapisnika sa sastanka može se razlikovati od organizacije do organizacije, ali je obično vrlo jednostavan. Započinje navođenjem sjednice tijela, navodi datum i vrijeme sastanka, nazočne članove i nudi kratak pregled svake točke dnevnog reda i zapisnik o glasovanju, ako je bilo provedeno, za svaku točku. Također će zabilježiti vrijeme prekida i obično navesti datum i vrijeme sljedećeg sastanka.
Zapisnik sjednice vodi osoba određena kao tajnica. Ovisno o situaciji, ovo može biti ili ne mora biti član uprave. Ako nije član uprave, cijeli posao tajnika bit će pisati bilješke. Ako se radi o članu uprave, posao je nešto teži jer se od njih može očekivati i sudjelovanje u raspravi i glasovanju uz vođenje bilješki. Općenito, za državno tijelo ili tvrtku tajnik neće biti član uprave. Za volonterske organizacije, tajnik je obično u odboru i smatra se službenikom odbora.
Zapisnici se mogu razlikovati od drugih izvještaja o sastanku, poput onih koji se nalaze u novinama, jer su zapisnici vrlo kronološke prirode. Svaka stavka u zapisniku se izvještava onim redoslijedom u kojem se dogodila. Ako je sastanak popraćen u novinama, novinar će općenito početi pisati o temi koja se smatra najvrijednijim. Ostala pitanja mogu ili ne moraju biti obuhvaćena, ovisno o njihovoj relativnoj važnosti. Treba napomenuti da je svaka vrsta računa, zapisnik sa sastanka i novinski članak, točna za svoj poseban stil.