Pisanje osobnog pisma sasvim se razlikuje od sastavljanja poslovnog ili profesionalnog pisma. Može biti manje formalnog stila, ali bi ipak trebao sadržavati promišljen sadržaj i odražavati nečije znanje o osobi kojoj se obraća. Ovisno o osobi kojoj se piše, neformalnost stila i obraćanja može varirati.
Pozdrav osobnog pisma može izgledati kao poslovno pismo. Može navesti ime i adresu osobe kojoj se piše prije nego što napiše “Draga teta Jane” ili “Bok Fred”. Ovo pravilo je fleksibilno posebno kada netko piše osobno pismo vrlo bliskim rođacima ili dobrim prijateljima. Za one s kojima se kratko poznajete, razmislite o formalnijem uključivanju adrese prije pozdrava.
Stvarni pozdrav osobnog pisma također može biti prilično neformalan, ovisno o publici. Dobar prijatelj se može osloviti sa “Hej, prijatelju!” ili “Bok Annie!” Službenije osobno pismo trebalo bi započeti tradicionalnim “Dragi ujače Rufus” nakon čega slijedi zarez. Za entuzijastično, neformalno osobno pismo možete koristiti uskličnik umjesto zareza.
Nakon pozdrava, počinje prvi odlomak. U redu je jednostavno uvući ovaj odlomak. Ne mora se poredati izravno ispod kraja “Dragi” kao što je potrebno u poslovnim pismima. Neka odlomci budu dugački između pet do sedam rečenica.
Zatvaranje pisma ne zahtijeva službeno “S poštovanjem” poslovnog pisma. Osobno pismo može biti blisko s “Hvala”, “Srdačno”, “Ljubav” ili “Ostanite cool!” Ovo treba pratiti vlastitim potpisom. Međutim, zatvaranje treba pisati velikim slovima.
Postoji rasprava o tome treba li osobno pismo biti otkucano ili pisano rukom. Poželjno je pisati rukom, a to bi trebalo biti učinjeno plavom ili crnom tintom. Ako je nečiji ispis ili kurziv previše neuredan, tipkanje je prihvatljivo. Na kraju pozdrava, razmaknite dolje otprilike tri do četiri puta i upišite svoje ime. Ostavite dovoljno mjesta za potpis crnom ili plavom tintom. Bilo koju vrstu postscripta (PS) također treba parafirati tintom.
Budući da većina onih koji sada tipkaju to radi na računalu, postoje brojni fontovi za odabir. Odaberite jednostavan font i razmislite o korištenju većeg slova za članove obitelji koji mogu imati neznatno smanjenje vida zbog starosti ili drugih zdravstvenih stanja. Razmislite o fontu od 14 ili 16 točaka umjesto fonta od 12 točaka.
Kao i kod bilo kojeg pisanog materijala, svakako provjerite u osobnom pismu pravopisne ili gramatičke pogreške. Upotrijebite tekući papir da promijenite pogrešku ili upotrijebite provjeru pravopisa i gramatike na računalu. To će pomoći eliminirati očite pogreške ili pogreške u kucanju koje umanjuju kvalitetu nečijeg osobnog pisma.
Ovi gornji prijedlozi su samo smjernice. Na primjer, dvije mlade najbolje prijateljice mogle bi se dopisivati ljubičastom tintom. Međutim, ako sin ili kći planiraju napisati poruku rodbini, razmislite o tome da ih napišete tamnijom crnom ili plavom tintom. Među bliskim prijateljima, međutim, sve ide pod uvjetom da neće uvrijediti nijednu stranu.