U svakom poslu postoji jedan dio opreme koji je u stalnoj svakodnevnoj upotrebi: fotokopirni stroj. Fotokopirni uređaj jedan je od najprodavanijih uredskih alata, a do dana kada imamo ured bez papira, tako će biti i dalje. Dobar fotokopirni uređaj može biti pomoć vašem poslovanju na mnogo načina. Postoji niz kontrolnih točaka na koje treba obratiti pažnju kada razmišljate o tome koji će fotokopirni uređaj najbolje zadovoljiti vaše zahtjeve.
Vrsta fotokopirnog uređaja koji će vam trebati ovisi o količini i vrsti kopiranja koje radite svaki dan. Možda ćete zahtijevati samo mali broj dokumenata za kopiranje, kao što su računi ili računi za slanje, ili ćete možda morati kopirati veće količine ispisa kao što su snimke pošte. Fotokopirni uređaji dolaze u različitim veličinama i brzine kopiranja variraju, ali većina fotokopirnih uređaja ima neke osnovne funkcije koje su univerzalne.
Fotokopirni uređaji koriste svjetlosnu leću za umnožavanje dokumenata; izvorna tehnologija je analogna, iako digitalni fotokopirni uređaji postaju popularni. Digitalni fotokopirni uređaji omogućuju korisniku ispis kopija u boji pretvaranjem vizualnih podataka na izvornom dokumentu u računalni kod. Računalni kod zatim programira laserski pisač koji stvara konačnu kopiju.
Jasnoća kopije ovisi o razlučivosti fotokopirnog uređaja. Razlučivost fotokopirnog uređaja određuje kvalitetu i oštrinu slike. To se mjeri u točkama po inču (DPI). Fotokopirni uređaji s 500 DPI imaju 500 x 500 točaka po kvadratnom inču. Mnogi fotokopirni uređaji mogu ponuditi iznimno visoku razlučivost, ali one su korisne samo za ljude poput dizajnera, koji trebaju vrlo detaljne ispise.
Broj kopija koje napravite svaki dan trebao bi odrediti veličinu fotokopirnog uređaja o kojem razmišljate. Ako je vaš fotokopirni uređaj u stalnoj upotrebi svaki dan, razmislite o fotokopirnom uređaju s ladicama velikog kapaciteta. Ove veće ladice mogu držati više od 1,000 listova i korisne su za izbjegavanje stalnog punjenja kopirnog uređaja. Većina fotokopirnih uređaja drži do 1,000 listova, što je dovoljno za umjerenog korisnika.
Ako vaša tvrtka stvara dokumente koje je potrebno uvezati, trebali biste paziti na značajku pomaka slike. To omogućuje korisniku da prilagodi sliku za uvez. Također biste trebali biti svjesni da neki strojevi imaju mogućnosti klamanja i razvrstavanja koje možete prilagoditi da rade automatski.
Još jedna točka na koju treba obratiti pažnju je funkcija stranica u minuti. Ovo određuje koliko stranica vaš fotokopirni uređaj ispisuje u minuti. Što je veći broj stranica, to će biti brža brzina vašeg kopirnog uređaja. Ako trebate dokumente za povećanje ili smanjenje, obratite pozornost na funkcije povećanja/smanjivanja i zumiranja.
Količina značajki koje fotokopirni uređaj može imati uvelike varira. Moderni višenamjenski fotokopirni uređaji također mogu djelovati kao faks uređaji, digitalni uređaji za pohranu podataka i računalni skeneri, s podacima pohranjenim na tvrdom disku. Fotokopirni uređaj može se povezati s računalnom mrežom vašeg ureda tako da možete ispisivati izravno s računala bez napuštanja sjedala. Najvažnija stvar koju treba zapamtiti je veličina. Ako imate mali ured, nemojte ići za fotokopirni stroj industrijske veličine, osim ako ne želite da služi i kao vaš uredski stol.