“Naplati i zadrži” je izraz koji se koristi za sporazum između kupca i prodavatelja u kojem se kupcu naplaćuje roba ili usluge koje zapravo nisu primljene. Ideja je da se proizvodi kupcu isporuče u dogovorenom kasnijem terminu. Kao dio dogovora, prodavatelj se slaže ostaviti te proizvode za kupca, osigurati privremeno skladištenje za te proizvode i izvršiti isporuku za narudžbu nakon primitka i evidentiranja plaćanja.
Aranžman računa i čekanja može se ilustrirati na primjeru tvrtke koja naručuje veliki broj olovaka kod dobavljača. Kupac može htjeti platiti narudžbu u tekućem obračunskom razdoblju, ali ne želi preuzeti olovke do kasnijeg datuma, vjerojatno zbog potrebe da se oslobodi prostor za olovke u skladištu. U ovom scenariju prodavatelj pristaje obraditi narudžbu i odvojiti olovke za popunjavanje narudžbe od ostatka svog inventara. U tom razdoblju kupac uplaćuje narudžbu, a prodavatelj knjiži kupnju u knjigovodstvena potraživanja. Na datum koji su dvije strane dogovorile, prodavatelj šalje olovke na adresu koju je naveo kupac. Po primitku isporučenih olovaka, narudžba se smatra ispunjenom od obje strane.
Iako pristup računa i čekanja ponekad može biti koristan i za kupca i za prodavača, upravljanje procesom može zahtijevati dodatni napor. Kupci moraju pratiti predviđene rokove isporuke kao i izvršiti plaćanje za onu robu koja još nije zaprimljena. Ako to ne učinite, to može povećati stvarni inventar i stvoriti lažni dojam o tome koji su resursi zapravo dostupni za korištenje u različitim poslovnim procesima. Prodavatelj također mora pratiti koliko je zaliha predano kupcu i paziti da taj inventar ne koristi za ispunjavanje drugih narudžbi na čekanju.
Uz potencijalne zamke, važno je prepoznati da različite regulatorne agencije ne gledaju uvijek s naklonošću na korištenje aranžmana računa i zadržavanja, te se mora provoditi u skladu s vrlo strogim zahtjevima. Na primjer, Komisija za vrijednosne papire i burzu u Sjedinjenim Državama ne smatra da vlasništvo nad proizvodima prelazi s prodavatelja na kupca sve dok kupac nije u stvarnom posjedu tih proizvoda, u kojem trenutku kupac može uživati sva prava i odgovornosti povezane s to vlasništvo. To može značiti da se kupac mora pridržavati određenih propisa u pogledu obračuna sredstava utrošenih na kupnju kako bi se pridržavao odluka i propisa DIP-a. U zemljama u kojima se češće koristi postupak naplate i čekanja, i kupci i prodavači moraju upravljati povezanim računovodstvenim postupkom tako da nema pitanja o trenutnom statusu narudžbe, uključujući je li stvarno primljena ili je isporuka još uvijek u tijeku.