Izraz “tražena povratnica” znači da pošiljatelj komunikacije želi potvrdu da je stigla na adresu primatelja. To dokazuje da je poruka stigla, što može biti važno ako kasnije dođe do spora ili ako pošiljatelj ima nedoumice oko sadržaja. Pošte imaju obrasce koje pošiljatelji mogu koristiti za traženje povratnice, a mnogi programi za e-poštu to nude i kao značajku. U slučaju pošte, obično je potrebna dodatna naknada za pokrivanje administrativnih troškova obrade povratnice.
Pisma se mogu poslati poštom uz jednostavnu povratnicu ili poslati preporučenom poštom, što košta nešto više i uključuje potvrdu kojom se pošiljatelju obavještava da je stiglo. Slanje tražene potvrde o povratu poštom preporučljivo je kada je vremenski osjetljivo ili sadrži važne pravne informacije. Pismo zahtjeva poslano dužniku, na primjer, treba imati povratnu potvrdu kako bi vjerovnik znao da je stigao. Isto tako, za pravna pisma s rokom potrebna je povratna potvrda kako bi se otklonila zabuna oko toga kada ih je odvjetnik dobio. Prijave se također mogu slati na ovaj način kako bi prijavitelji znali da su stigli netaknuti iu roku.
Za poštu postoji nekoliko načina na koje pošiljatelj može dobiti povratnicu. Jedna od opcija je jednostavna razglednica. Kada dostavljač dostavi poštu, primatelj potpisuje razglednicu, a poštar je odvaja i vraća pošiljatelju. Druga mogućnost je elektroničko praćenje, gdje pošiljatelj može potražiti kod na mreži da vidi je li i kada paket stigao. Radnici pošte neće skenirati pismo kako bi označili dostavu, a da ga osobno ne predaju primatelju.
U programima za e-poštu, opcija tražene potvrde o povratu prisiljava da se na računalu primatelja pojavi upit kada otvori e-poštu. Mora kliknuti upit da naznači da je stigao prije nego što može vidjeti e-poštu. To osigurava pošiljatelja da poruka e-pošte nije završila u neželjenoj pošti, a također će zabilježiti adresu primatelja kako bi pošiljatelj mogao potvrditi da je e-pošta otišla pravoj osobi. Ova opcija može biti popularna u poslovnoj komunikaciji, gdje je važno znati da poruke stižu na pravo mjesto u pravo vrijeme.
Kuriri također mogu uzeti traženu potvrdu o povratu materijala. Pojedinačna kurirska tvrtka može imati poseban obrazac za korištenje ili pošiljatelj može ispuniti generičku povratnicu. U ovoj situaciji, kurir preuzima paket za isporuku, a za to ima potpis primatelja. Potvrda se vraća pošiljatelju s podacima o datumu isporuke, mjestu i vremenu.