Mnogi stručnjaci za bonton sugeriraju da se zahvalnice koriste rjeđe nego što to zahtijeva uljudnost. Žale se da je praksa pisanja bilješke po primitku dara u opadanju, te se malo potiče kod djece koja će odrediti budućnost takvog bontona. Većina ljudi vjerojatno ne piše onoliko zahvalnica koliko bonton kaže da bi trebali, a mnogi ljudi nisu sigurni kako napisati prikladnu, uljudnu poruku.
Naravno, trebali biste napisati zahvalnicu kada primite dar, osobito ako je dar poslan poštom. To vam omogućuje da odmah potvrdite da ste primili dar i uvjerite darovatelja da je predmet/gotovina/darovnica upravo ono što ste željeli. Pravila o slanju zahvalnice mogu biti donekle opuštena u obiteljskim okruženjima. Na primjer, rođendanska zabava za dijete kojoj prisustvuje samo obitelj možda neće zahtijevati slanje bilješki. Međutim, mnogi se stručnjaci za bonton ne slažu i smatraju da je to uvijek prikladan odgovor.
Ne šalju sve obitelji zahvalnice drugim članovima obitelji. Ako vaša obitelj odustaje od ove tradicije, slanje nije potrebno. Novi odrasli članovi obitelji, osobito supružnici, trebali bi poslati zahvalnicu osim ako im se ne kaže da to ne čine. Osim toga, neki članovi obitelji mogu poželjeti da im se zahvali porukom, dok drugi smatraju da je to nepotrebno. Pronalaženje kome je potrebna poruka, kao što je baka, koja se možda drži etiketa, može pomoći da se izgladi put prema postajanju dijelom nove obitelji.
Nema dobrog izgovora da ne pošaljete zahvalnicu onima koji nisu članovi obitelji. Kad god primite dar ili vam se pruži usluga, zahvalnica je prikladna gesta. Ako ste pogriješili što niste poslali zahvalu u prošlosti, bolje je poslati zakašnjelu poruku isprike nego je nikada ne poslati. Stoga, ako vam je neugodno zbog propusta u bontonu, pokušajte ne dopustiti da ta sramota stane na put da učinite “ispravno” stvar.
Osim slanja zahvalnice onima koji šalju darove, bilješke treba poslati potencijalnim poslodavcima nakon razgovora. Čak i ako ne dobijete posao, tvrtki – a posebno anketarima – ipak treba zahvaliti. Ako je moguće, posebno se osvrnite na temu o kojoj se razgovaralo u intervjuu ili na točku interesa. Napomena nije namijenjena da bude servilna, već samo da se zahvali sugovorniku na izdvojenom vremenu. Stručnjaci za zapošljavanje smatraju da takva napomena može dodati dodatnu završnicu nečijoj prijavi, a također može izgraditi dobre odnose s poslodavcima ili s onima s kojima biste mogli raditi u budućnosti.
Ljudi koji primaju veliki broj darova odjednom, kao što su mladenci, trebali bi pokušati personalizirati svaku zahvalnicu. Pozivanje konkretno na dar daleko je bolje od standardnog: “Hvala na vašem daru.” Bilješke poslane e-poštom ne računaju se. Osim ako je vaš rukopis potpuno nečitak, bilješke uvijek treba pisati rukom.
Specifičnost bilješke omogućuje darovatelju da zna da ste zapravo razmišljali o daru i da uživate u njemu. Čak i ako to povremeno znači uljudnu laž od strane primatelja, primljene darove uvijek treba potvrditi osobnom napomenom koja odražava ukus darivatelja. Ako je primljen darovni bon ili gotovina, zahvalnica može sadržavati zahvalu za “velikodušnost” darivatelja, a možda i ideju o tome kako bi se novac mogao potrošiti, čak i ako to uključuje još jednu uljudnu fikciju.
Većina ljudi voli da im se prizna ljubazna pažnja. Zahvalnica učitelju, osobi od pomoći u trgovini ili svakome tko vama ili vašoj obitelji pruži uslugu uvijek je prikladna. Zahvalnost povećava vjerojatnost da će osoba biti od pomoći u budućnosti, jer potiče dobre osjećaje. Stoga, u gotovo svim slučajevima, trebali biste poslati zahvalnicu kad god osoba zaslužuje zahvalu.