Negativan novčani tok nastaje u poslovanju kada odljev novčanih plaćanja premašuje priljev gotovine od prodaje. Najčešći razlozi za ovaj problem uključuju visoke operativne troškove, nizak obujam prodaje, neispravno troškovno računovodstvo, loša ulaganja u imovinu i neprivlačne mogućnosti financiranja kod zajmodavaca. Mnoge tvrtke mogu implementirati nekoliko postupaka za poboljšanje novčanog toka. Dopuštanje porasta negativnog novčanog toka na neodržive razine rezultirat će bližim bankrotom tvrtke. U nekim slučajevima, tvrtka možda neće moći ispraviti probleme s novčanim tokovima, ostavljajući bankrot kao jedinu opciju.
Izvještaj o novčanim tokovima najčešći je alat koji tvrtke koriste u određivanju zašto imaju negativan problem novčanog toka. Ova izjava je neophodna za sve tvrtke koje koriste obračunski računovodstveni sustav. Većina poduzeća koristi obračunski računovodstveni sustav, budući da nacionalni računovodstveni standardi imaju stroge zahtjeve za obračunski sustav. Izvještaj o novčanim tokovima ima tri dijela: operativni, investicijski i financijski. Svaki odjeljak navodi određena kretanja gotovine koja će tvrtka doživjeti tijekom svog radnog vijeka. Pregledavanje ove izjave može pomoći vlasnicima i menadžerima da otkriju probleme povezane s negativnim novčanim tijekom tvrtke.
Visoki operativni troškovi jedan su od razloga zašto tvrtka može imati negativan novčani tok. Poslovni rashodi iskazuju se u poslovnom dijelu izvještaja o novčanim tokovima. Poduzeća koja preplaćuju rad, sirovine, komunalije, održavanje objekata i drugih predmeta potrebnih za svakodnevno poslovanje imaju veći potencijal negativnog novčanog toka.
Nizak obujam prodaje također dovodi do negativnog novčanog toka. Ako poduzeće ne može prodati dovoljno robe na otvorenom tržištu, onda će tvrtka zasigurno doživjeti niske novčane tokove. Loše prakse računovodstva troškova mogu biti razlog niske prodaje i visokih operativnih troškova. Tvrtke koje ne mogu računati i učinkovito alocirati troškove na proizvode neće razumjeti kako odrediti cijene proizvoda.
U investicijskom dijelu izvještaja o novčanim tokovima ulaganja u dugotrajnu imovinu mogu pokazati probleme u vezi s novčanim tokovima. Kupnja previše dugotrajne imovine koja neće dodati vrijednost poduzeću rezultirat će trenutnim novčanim tokovima bez potencijala za buduće priljeve novca. To može biti i trenutna negativna situacija s novčanim tokovima i dugoročni problem novčanog toka.
Dio ulaganja usko je povezan s odjeljkom financiranja u izvještaju o novčanim tokovima. Tvrtke će često trebati vanjsko financiranje kako bi pomogle u plaćanju dugotrajne imovine. Angažiranje u zajmovima s visokim kamatama, balon isplatama ili drugim nepovoljnim uvjetima rezultirat će visokim gotovinskim plaćanjima za zajmove koje tvrtka mora platiti prije operativnih troškova.