Profesionalci koji se bave upravljanjem osobljem odgovorni su za to da svi zaposlenici pod njihovim nadzorom izvršavaju svoje dužnosti učinkovito, učinkovito i sigurno. U poslovnom uredu, na primjer, stručnjak koji je odgovoran za upravljanje osobljem može pisati rasporede, obavljati evaluacije zaposlenika te prikupljati i analizirati važne statističke podatke. Softver za upravljanje osobljem u biti je svaki računalni program koji menadžerima pomaže pratiti važne i ponekad osjetljive podatke o zaposlenicima na način koji može uštedjeti vrijeme i novac. Neke od najčešćih vrsta softvera za upravljanje osobljem su programi koji menadžerima omogućuju raspored zaposlenika; pohranjivati i organizirati kontaktne i osobne podatke; i pratiti zadatke, vještine, certifikate i druge informacije koje su potrebne za učinkovito vođenje operacije.
Softver za upravljanje osobljem često varira ovisno o djelatnosti. U medicinskoj ili zdravstvenoj industriji, na primjer, ova vrsta softvera omogućuje menadžerima da vide s kojim pacijentima rade njihovi članovi osoblja, za koje su smjene predviđeni njihovi zaposlenici i koje su dužnosti zaposlenici obavljali u svojim smjenama. Na primjer, softver za upravljanje medicinskim osobljem može omogućiti upravitelju da vidi koji su tretmani primijenjeni tijekom smjene i koji pacijenti bi mogli trebati poseban tretman.
S druge strane, kada upravitelj voznog parka koristi softver za upravljanje osobljem, to je obično praćenje lokacije njegovih ili njezinih vozila. Ova vrsta menadžera također može koristiti globalni sustav pozicioniranja (GPS) da sazna kamo zaposlenici putuju sa svojim vozilima. Ako se vozač izgubi ili krene na rutu zbog koje bi mogao zakasniti ili što bi moglo rezultirati dodatnim troškovima goriva, upravitelj može koristiti softver za upravljanje osobljem da kontaktira vozača.
Profesionalci kao što su menadžeri ljudskih resursa mogu koristiti softver za upravljanje osobljem za pohranu i organiziranje podataka o zaposlenicima. Te programe mogu koristiti za formiranje profila ili računa zaposlenika, koji mogu uključivati dokumente kao što su prijave, životopisi, popratna pisma, preporuke i akademski prijepisi. Menadžeri ljudskih resursa također mogu koristiti ovaj softver za praćenje evidencije zaposlenika, kao što su sastanci, žalbe i nagrade.
Pojedinci koji koriste softver za upravljanje osobljem obično koriste ili softver koji kupuju i instaliraju u svoja računala i poslovne mrežne sustave ili softver koji koriste kao uslugu. Kada kupuju i instaliraju softver, obično imaju odjele informacijske tehnologije (IT) koji su odgovorni za nadogradnju performansi i sigurnosti. Profesionalci koji koriste softver kao uslugu (SaaS), s druge strane, obično plaćaju pretplatu hostu softvera koji je odgovoran za ažuriranje programa. Kada profesionalci koriste softver kao uslugu, često mu imaju pristup s gotovo svakog računala ili uređaja koji ima internetsku vezu.