Informacijski sustav upravljanja osobljem skup je postupaka i primijenjenih tehnologija koje djelatnici ljudskih potencijala koriste za praćenje i organiziranje podataka o zaposlenicima unutar poduzeća ili organizacije. Ove informacije mogu uključivati evidenciju o plaćama, porezne dokumente i evidenciju o dodijeljenim naknadama kao što je zdravstveno osiguranje. Ostale informacije o zaposlenicima često se čuvaju u sustavu ovog tipa za periodične evaluacije učinka. Ti zapisi su obično životopisi i kopije relevantnih industrijskih certifikata. Ovo područje upravljanja ljudskim potencijalima uključuje i korištenje računalnog softverskog programa i rutinske prakse za unos i ažuriranje relevantnih podataka.
Tvrtke s velikim brojem zaposlenika često trebaju zaseban odjel za ljudske resurse (HR) kako bi vodili točnu evidenciju svih ovih informacija. Rad s informacijskim sustavom za upravljanje osobljem zahtijeva i dobro poznavanje tehnologije i sposobnost brzog dohvaćanja potrebnih podataka. Softverski paket dizajniran za ove zadatke ljudskih resursa obično se sastoji od povezanih baza podataka koje sadrže različite skupove informacija. Jedna baza podataka može sadržavati zapise o izdanim plaćama povezane s drugom bazom podataka s informacijama o zadržanim porezima, na primjer. Osoblje za ljudske resurse odgovorno je za ažuriranje i točnost ovih podataka o radnoj snazi.
Osim redovitog održavanja podataka u informacijskom sustavu upravljanja osobljem, osoblje za ljudske resurse također treba obavljati specifične upite kojima se dohvaćaju određene informacije. Ovisno o vrsti instaliranog sustava, oni mogu tražiti ove informacije naredbama kao što su one u jeziku strukturiranih upita (SQL) ili sličnom programskom jeziku baze podataka. Druge vrste softvera za upravljanje ljudskim resursima imaju grafičko korisničko sučelje sa značajkama za stvaranje i pohranjivanje obrazaca, tablica, grafikona i izvješća. Kada voditelj osoblja želi zadržati skenirane kopije životopisa zaposlenika i sličnih dokumenata, informacijski sustav često uključuje mogućnost optičkog prepoznavanja znakova (OCR) za stvaranje pretraživih elektroničkih kopija.
Informacijski sustav upravljanja osobljem također ima važnu ulogu u poslovnoj praksi zapošljavanja i otpuštanja. Mnoge tvrtke koriste OCR značajke ove vrste programa za skeniranje životopisa za određenim ključnim riječima. Kandidati čiji životopisi imaju podudarne ključne riječi često imaju veće šanse da dobiju pozivnicu za intervju. Neke tvrtke koriste ovu tehnologiju za praćenje i bilježenje novih certifikata koje zaposlenici završe, posebno onih koji se računaju kao plaćena obuka. Radnici koji mogu zahtijevati disciplinske mjere ili savjetovanje također često imaju evidenciju o tim informacijama u svojim elektroničkim dosjeima osoblja u odjelu ljudskih resursa.