Konzultant za financijsku pomoć surađuje s raznim fakultetima i sveučilištima kako bi pojednostavio uvođenje računalnih sustava za upravljanje financijskom pomoći i naučio korisnike osnovnim operacijama. Konzultant će putovati u svaku školu kako bi pružio obuku menadžerima i zaposlenicima ureda za financijsku pomoć. Škole s prethodno instaliranim sustavima upravljanja financijskom pomoći mogu zahtijevati konzultanta za obavljanje povremenih pregleda i nadogradnje softvera.
Fakulteti i sveučilišta diljem Sjedinjenih Država koriste komplicirane i raznolike računalne sustave financijske pomoći za organiziranje, pohranu i dodjelu stipendija, zajmova i stipendija studentima. Nakon što škola kupi određeni sustav upravljanja, konzultant za financijsku pomoć obično će posjetiti glavni ured kako bi konfigurirao parametre softvera kako bi zadovoljio potrebe programa financijske pomoći. Konzultant može dodavati ili brisati softverske module prema zahtjevu škole za najprilagođeniji sustav.
Obuka i komunikacija sa zaposlenicima fakulteta koji će koristiti novi sustav su imperativ; konzultant za financijsku pomoć mora temeljito objasniti i pokazati kako softver radi. Škola može zatražiti samo rukovodstvo kao dio sastanka obuke ili svi zaposlenici financijske pomoći mogu sudjelovati u demonstraciji. O svim pitanjima ili nedoumicama treba razgovarati s konzultantom za financijsku pomoć prije rada s novim softverskim sustavom kako bi se spriječile pogreške u financijskim transakcijama.
Tehnologija se vrlo brzo poboljšava i konzultant za financijsku pomoć mora ostati informiran i obučen kako bi pomogao svojoj klijenteli. Mogu se stvoriti nove verzije softvera i dodatni moduli pomoći kako bi se poboljšao postojeći sustav upravljanja financijskom pomoći; konzultant mora biti povremeno obučen od strane softverske tvrtke kako bi mogao klijentima objasniti nove značajke. On ili ona mogu kontaktirati različite klijente kako bi organizirali sastanke za pregled radi učenja i instaliranja novih softverskih paketa.
Škole će možda morati revidirati svoje račune financijske pomoći kako bi osigurale ispravnu dodjelu novca. Konzultant za financijsku pomoć trebao bi biti prisutan reviziji kako bi uočio da se sustavu pravilno pristupa. Konzultant bi trebao ispitati sve kvarove ili pogreške kako bi spriječio buduće probleme vezane uz softver.
Biti konzultant za financijsku pomoć zahtijeva spremnost na putovanja i izvrsne komunikacijske vještine. Većina konzultantskih pozicija također zahtijeva da podnositelj zahtjeva ima četverogodišnju fakultetsku diplomu, kao i određeno iskustvo u sektoru financijske pomoći. Mnoge će tvrtke osposobiti novozaposlene konzultante kako bi bili dobro upućeni u softverske pakete različitih marki.