Zahtjev za nadoknadu obično je neophodan kada pojedinac plaća neku vrstu troškova iz svog džepa i nastoji vratiti iznos tog troška od poslodavca, pružatelja osiguranja ili neke vrste pružatelja usluga. Točan postupak podnošenja zahtjeva za nadoknadu varirat će, ovisno o politici i postupcima subjekta koji prima zahtjev. Obično će proces uključivati potrebu za pružanjem detaljnih informacija o prirodi troškova, dokaza da je trošak stvarno nastao i zašto podnositelj zahtjeva duguje naknadu.
Jedan od češćih primjera podnošenja zahtjeva za naknadu odnosi se na podnošenje zahtjeva za nadoknadu troškova poslovanja vezanih uz izvršavanje zadatka zadanog od strane poslodavca. Poslodavci obično daju poseban obrazac koji se mora ispuniti u cijelosti kako bi primili naknadu. Obrazac će vjerojatno sadržavati polja koja uključuju informacije kao što su datum nastanka troška, iznos troška i na što se trošak odnosio u smislu zadatka dodijeljenog zaposleniku. Kao dio dokumentacije o naknadi, zaposlenik obično daje potvrde koje podržavaju stavke retka unesene u zahtjev za nadoknadu, što poslodavcu olakšava provjeru svake od njih i odobravanje ili odbijanje zahtjeva.
Zahtjev za povrat zahtijeva razumijevanje i poštivanje politika i postupaka subjekta koji prima zahtjev za nadoknadu. To znači da se zahtjev mora dostaviti na vrijeme, te da se svi dokumenti potrebni za obradu dostavljaju u isto vrijeme. Čak i ako se zahtjev podnosi putem interneta, primatelj može zahtijevati da se tiskane potvrde o primitku skeniraju u dokument i predaju zajedno s online prijavom.
Osim toga, odvajanje vremena da shvatite koje su vrste troškova dopuštene, a koje nisu, pomoći će ubrzanju obrade i omogućiti podnositelju da brže primi naknadu. Na primjer, ako pravila poslodavca dopuštaju pokriće troškova hotelske sobe, ali ne dopuštaju zabavu u sobi kao što je iznajmljivanje filmova, odabir ne uključiti te troškove u zahtjev za nadoknadu smanjit će šanse poslodavca zahtjev za podnošenjem izmijenjenog zahtjeva, ili da poslodavac briše stavku i usklađuje stanje dospjelih radnika. Većina poslodavaca daje posebne smjernice u tiskanom ili elektroničkom obliku koje se mogu konzultirati dok zaposlenik ispunjava obrazac zahtjeva.