Upravljanje portfeljem projekata (PPM) je poslovni alat koji se koristi za učinkovito upravljanje brojnim portfeljima ili projektima prema općem cilju. Svaki pojedinačni projekt kreiran je kako bi se postigao određeni poslovni cilj ili prednost. Svi bi oni trebali koristiti cjelokupnom portfelju projekata. PPM je kišobran za sve pojedinačne projekte.
Važno je znati koje prednosti svaki pojedini projekt ima unutar PPM sustava. Da bi se to utvrdilo potrebno je postaviti niz pitanja. To uključuje utvrđivanje uspješnosti svakog projekta. Također morate znati može li bilo koji pojedinačni projekt imati negativan učinak na bilo koji drugi projekt koji dolazi. U konačnici, morate znati da će uspješan ishod svih projekata donijeti željeni cilj ili korist.
Unutar PPM sustava dolazi točka u kojoj morate procijeniti proces. Ova evaluacija određuje funkcionira li svaki pojedinačni projekt na zadovoljavajući način kroz svoj životni ciklus. Osoba koja ocjenjuje projekt utvrđuje je li još uvijek relevantan i radi li se na željenom cilju portfelja. Ako nije, tada se taj projekt može staviti na čekanje ili potpuno zaustaviti.
Kada gradite svoj PPM sustav, morate biti sigurni da imate prave alate za pokretanje projekta. Zbog svoje raznolike funkcionalnosti, komercijalni alati u ponudi mogu se činiti zastrašujućim. Najbolji način da pristupite ovome je da počnete s malim, unoseći jedan po jedan element u projekt.
Glavne točke koje rade na postizanju uspješnog PPM sustava uključuju troškove i korisno mjerenje, planiranje resursa i komunikaciju ključnih podataka o projektu. Također biste trebali biti svjesni procesa ili metodologije evaluacije projekta. Uzmite u obzir i izvješćivanje o napretku i praćenje troškova i koristi projekta.
Postoji niz PPM alata koji rješavaju sve gore navedene točke. To su paketi softverskih aplikacija koji vam mogu pomoći u uspješnom održavanju vašeg portfelja. Artemis je tržišni lider u ovom području. Nude alat pod nazivom PortfolioDirector, koji pruža središnju bazu sposobnu za bilježenje svih trenutnih i predloženih poslovnih ulaganja koja postoje unutar poduzeća.
Drugi paket je Changepoint. To pruža grafičke informacije koje menadžerima omogućuju praćenje portfelja projekata u stvarnom vremenu. Putem nadzorne ploče, upravitelj može vidjeti kritične poslovne informacije iz brojnih projekata, sve na jednom vidljivom zaslonu. Dostupni su mnogi etablirani i sofisticiraniji paketi. Svi bi trebali biti prilično jednostavni za korištenje, jer je njihov krajnji cilj uspješna implementacija vašeg PPM sustava.