Prilagođeno probno stanje uključuje niz transakcija koje se koriste za ispravljanje pogrešaka i preraspodjelu vrijednosti. Probni saldo je potpuni popis svih računa glavne knjige koji se koriste za praćenje poslovnih aktivnosti i njihove vrijednosti. Probni saldo se koristi za izradu računa dobiti i gubitka, bilance i dokumenata o novčanom toku. Sva ova izvješća čine financijska izvješća koja se izdaju investitorima, financijskim tvrtkama i vlasnicima poduzeća.
Kada se posao pokrene, kreiraju se računi glavne knjige kako bi se obračunale različite aktivnosti koje su potrebne za vođenje poslovanja. Stvarni nazivi računa mogu varirati, ali primarna svrha računa je standardna. Svako poduzeće mora voditi evidenciju o gotovini, obvezama i potraživanjima, plaćama, kreditima i iznosu uloženom u posao.
Na kraju fiskalne godine, probni saldo se pregledava kako bi se osiguralo da su vrijednosti na svakom računu točne i potpune. Tijekom ovog procesa mogu se identificirati pogreške i propusti. Popis ili dnevnik pogrešaka kreira i njime upravlja računovođa kao dio procesa pregleda. Utjecaj ovih promjena može se vidjeti u prilagođenoj probnoj bilanci.
Neke potrebne prilagodbe na računima probnog stanja nisu usmjerene na ispravke pogrešaka, već na pojašnjenje. Na primjer, jedan račun za ulaganja može se koristiti za praćenje svih investicijskih aktivnosti. Ako je tijekom godine postojala mješavina dugoročnih i kratkoročnih ulaganja, možda bi bilo bolje stvoriti zasebne račune glavne knjige i prilagoditi vrijednosti tako da odražavaju ovo razdvajanje. Ova promjena će povećati jasnoću i može se koristiti za dugoročno praćenje izvedbe.
Postoje međunarodno prihvaćeni standardi koji reguliraju odluke o tome što je uključeno u probnu bilancu, odobrene prilagodbe i postupke za uobičajene scenarije. Ovi općeprihvaćeni računovodstveni postupci (GAAP) prilično su detaljni i pružaju upute kako bi se osigurala dosljednost u financijskom izvješćivanju. Bilješke o financijskim izvještajima trebaju navesti sva odstupanja od GAAP-a.
Prije zatvaranja računovodstvenih evidencija za godinu, popis ispravnih unosa knjiži se u računovodstveni sustav. Ova knjiženja prilagodbe imaju izravan utjecaj na financijske izvještaje i obično se vode u zasebnom dokumentu ili registratoru. Svaki unos uključuje upućivanje na prateću dokumentaciju ili objašnjenje za prilagodbu. U nekim okolnostima, prilagodbe se ne mogu knjižiti u financijskom sustavu, već se izvode izravno na probnom saldu.
Konačna verzija, nakon što su izvršene sve prilagodbe, poznata je kao prilagođena probna bilanca. Usklađivanje između izvorne i prilagođene verzije treba uključiti sve transakcije navedene u dnevniku usklađivanja. Financijski izvještaji se tada mogu izdati, koristeći vrijednosti i račune navedene u prilagođenom probnom saldu.