Probno stanje je računovodstveni popis koji prikazuje početna i završna stanja za sve račune uključene u skup knjiga. Ovaj format radnog lista omogućuje procjenu jesu li ukupna zaduženja za navedeno razdoblje u ravnoteži s ukupnim brojem kredita generiranih za isto razdoblje. Kada postoji pravi probni saldo, ukupni krediti i ukupna zaduženja bit će jednaki.
Korištenje probne bilance za kvalificiranje trenutnog statusa računovodstvenih zapisa korisno je na nekoliko različitih načina. Jedna od najvažnijih stvari koje se postiže izradom takve bilance je brzo i jednostavno prepoznavanje kada zaduženja i krediti nisu jednaki. Redovitim pokretanjem ove vrste salda moguće je brzo identificirati određeno obračunsko razdoblje u kojem je došlo do neravnoteže i brzo ga ispraviti.
Iz tog razloga mnoge tvrtke odlučuju pokrenuti probni saldo barem jednom mjesečno. Ovisno o ciklusu naplate koji koristi tvrtka, priprema radnog lista za stanje na dvotjednoj bazi može se pokazati korisnim. U suštini, što je kraće razdoblje koje se razmatra, lakše je identificirati podrijetlo neravnoteže i pobrinuti se za situaciju prije nego što postane glavni računovodstveni problem.
U mnogim slučajevima, svaka razlika između kredita i zaduženja koja se pojavi u probnom saldu nije ništa drugo do pogreška knjiženja koja se dogodila neko vrijeme tijekom razmatranog razdoblja. Kada je to slučaj, greška se obično može s lakoćom uočiti i uspostaviti stanje jednakosti između zaduženja i kredita.
Probna bilanca posebno je učinkovita u prepoznavanju pogreške u knjiženju dvostrukog unosa. Često će razlika između kredita i zaduženja brzo dovesti do određenog knjiženja koje je možda pogrešno uneseno u dva različita stupca ili računa unutar cjelokupnog skupa knjiga.
Istodobno, probni saldo može ukazivati na nejednakost koja je nastala unosom kredita ili zaduženja na pogrešan račun. Kada je to slučaj, pronalaženje pogreške može oduzeti malo više vremena, jer će uključivati pregled svake objave za navedeno razdoblje i potvrdu da se objavljivanje dogodilo na pravom računu i pod ispravnom klasifikacijom.
Vođenje probne bilance obično je prethodnica pripremi drugih financijskih dokumenata, kao što su izvještaj o prihodima i rashodima. Osiguranjem da su sva zaduženja i potraživanja knjižena tijekom razdoblja točna, lakše je ostvariti izradu izvješća i drugih dokumenata na temelju računovodstvenih podataka.