Proces upravljanja projektima uključuje planiranje, izvođenje i kontrolu projekata kroz njihov početak, sredinu i kraj. Proces upravljanja projektom počinje definiranjem i završava zatvaranjem. Tijekom faze izvršenja mogu biti potrebne prilagodbe izvornom planu. Napredak treba uvijek pratiti tijekom cijelog trajanja projekta. Proces upravljanja projektom može se sažeti u pet glavnih koraka:
1. Definiranje svrhe, cilja i željenog krajnjeg rezultata projekta važna su razmatranja pri započinjanju procesa upravljanja projektom. Na primjer, ako je projekt paket prikupljanja sredstava izravnom poštom koji se šalje širom zemlje, njegova svrha može biti privlačenje novih poslovnih potencijalnih kupaca i donatora. Njegov cilj može biti uključiti promotivne informacije o novim proizvodima za ciljanu publiku. Željeni rezultat može biti nadmašiti prethodne stope rezultata sličnih paketa.
2. Uzimajući u obzir ograničenja projekta u smislu proračuna i sredstava, potrebno je riješiti rano u procesu kako bi se izbjeglo gubljenje vremena na planiranje i izvršavanje nečega što se ne može dovršiti. Na primjer, koristeći gore opisani projekt izravne pošte, autoru tekstova treba dati smjernice u svom kreativnom sažetku. Inače, on ili ona mogu uključiti ideje koje se ne mogu dovršiti unutar proračunskih ograničenja.
3. Okupljanje tima i dodjeljivanje projektnih zadataka s datumima završetka ključni je dio sustava upravljanja procesima. Iako jedna osoba može biti zadužena i odgovorna za projekt, obično je potrebno mnogo zaposlenika da rade na različitim dijelovima projekta. U tvrtkama radni projekt može uključivati mnogo različitih odjela. Voditelji projekata često moraju raditi s mnogo različitih voditelja odjela kako bi dovršili projekte.
4. Voditelj projekta mora provjeriti datume završetka zadataka i pratiti ih. Tijekom ovog dijela procesa upravljanja projektom, voditelj mora izvršiti sve potrebne prilagodbe svog izvornog plana. Voditelj projekta mora osigurati da sve bude završeno na vrijeme. Projekt svakako mora biti u njegovoj ili njezinoj kontroli. Kontrola ishoda projekta obično zahtijeva izvrsne organizacijske i komunikacijske vještine.
5. Zatvaranje procesa upravljanja projektom završna je faza. Svi labavi krajevi moraju biti vezani; potrebno je podnijeti papirologiju i izvršiti odgovarajuća plaćanja izvođačima. Treba analizirati uspjeh ili neuspjeh projekta. Trebalo bi napraviti bilješke o svim promjenama koje bi pomogle da slični budući projekti teče glatko.