Upravljanje civilnim osobljem je proces koji koriste vojne organizacije kako bi pratile i radile s civilima koje zapošljavaju. Ovi sustavi stvaraju tampon između vojnih sustava i nevojnih sustava, obezbeđujući pristup radnicima i sigurnost za vojnu obavještajnu službu. Upravljanje civilnim osobljem može imati različite oblike; od dijela odjela ljudskih resursa vojne baze do računalnog sustava koji sadrži informacije vezane za civilne radnike.
Vrlo je neuobičajeno da vojna organizacija nema veliki broj nevojnih osoba koje obavljaju dužnosti uz vojnike. Ti ljudi će raditi sve, od domara, preko računovodstva, do vođenja cijelih odjela. Dok su neki od tih radnika bivši vojnici koji sada rade u ulozi podrške ili savjetnika, mnogi od njih uopće nisu imali vojnu obuku. To stvara osnovni podjelu u gledištima i očekivanjima između civila i vojnog osoblja.
Kada se koristi za opisivanje odjela unutar vojne organizacije, upravljanje civilnim osobljem gotovo je uvijek pododjeljak odjela za ljudske resurse. Ovaj odjel se bavi svakodnevnim aktivnostima civila koji rade u toj bazi ili na određenom projektu. Osim upravljanja samo dijelom radnika, ovo je gotovo isto kao i kod drugih odjela za ljudske resurse. Jedina stvarna razlika dolazi u tako bliskom postupanju s državnim propisima i sigurnosnim dopuštenjima.
U kompjuterskom sustavu upravljanja civilnim osobljem, složenost i razlike su mnogo veće od onih kod standardnih sustava upravljanja. Najočitija razlika dolazi iz korištenih sigurnosnih protokola. U mnogim korporativnim sustavima, cijeli sustav je sadržan unutar jedne zaštitne barijere. Vojni sustavi obično imaju dva izrazito različita odjela upravljanja, jedan za vojne i jedan za civilne radnike.
Ova su dva sustava odvojena jedan od drugog, ali imaju značajnu količinu interakcije. Najveći razlog za ovo razdvajanje je sigurnost. Kako bi se sigurne informacije držale podalje od civilnih zaposlenika i svih neželjenih promatrača, vojne informacije čuvaju se odvojeno od nevojnih. Kada sustav zahtijeva informacije koje se odnose na obje grupe, sustav će provjeriti razine dopuštenja korisnika i zatim stvoriti kombinirani zapis s informacijama.
Drugi glavni razlog zašto je upravljanje civilnim osobljem odvojeno od vojnog sustava je razlika u metodama upravljanja zaposlenicima. U standardnoj tvrtki mogu postojati radnici po satu i plaće koji imaju vrlo različite rasporede plaćanja i beneficija u istom sustavu. Ovo se čak ne približava razlikama između civilnog sustava kao što je ovaj i onog koji koristi vojne informacije. Dugoročna i ugovorena metodologija koja stoji iza vojnog ugovora čini civilni sustav neprikladnim u mnogim okolnostima.